PDF Belgesi Hangi İşi Görür?
ikas PDF Invoices, siparişin ürünlerini ve ticari ayrıntılarını PDF üzerinde sunan bir uygulamadır. ikas’ın açıklamasına göre üretilen çıktı taslak veya proforma niteliğindedir; e-Fatura ya da e-Arşiv belgesinin yerini almaz. Bu nedenle sipariş ekranında indirilebilir PDF bulunması, resmî faturalama işleminin tamamlandığı şeklinde yorumlanmamalıdır. Operasyonda önce müşteriye sunulacak sipariş özeti ile muhasebe sisteminde oluşturulacak belge birbirinden ayrılmalıdır. Dosyanın görünümü tek başına belge statüsünü belirlemez.
Otomatik Oluşturma Kapsamı
Uygulamadaki otomatik oluşturma tercihi ülke ve satış kanalı kapsamıyla birlikte ele alınır. Bir web siparişinde taslak oluşurken başka kanaldan gelen siparişte görünmemesi, kanalın bilerek dışarıda bırakılmasından kaynaklanabilir. İnceleme kaydına sipariş numarası, satış kanalı, teslimat ülkesi ve uygulamanın ilgili ayarı birlikte yazılmalıdır. Böylece tek kayıttaki eksiklik ile bütün siparişleri etkileyen yapılandırma sorunu ayrılır. Koşullar kontrol edilmeden otomasyonu kapatıp yeniden kurmak teşhisi zorlaştırır.
PDF Taslağının Kanal ve Satıcı Ayarları
PDF Taslağının Kanal ve Satıcı Ayarları ilgili resmî yardım belgesindeki örnektir. Görüntüdeki alanlar, makalede ele alınan kayıt ve seçim kapsamını açıklamak için gösterilir. Panel sürümüne göre alanların yeri değişebilir; görüntü AdPix müşteri hesabı veya gerçekleştirilmiş uygulama testi değildir.
Numara ve Sipariş Eşleşmesi
Taslak numarası için başlangıç değeri, önek ve son ek tanımlanabilir. Bu düzeni muhasebe belgesinin serisiyle karıştırmamak gerekir. Örneğin tamamen kurgusal bir incelemede aynı sipariş için TASLAK-A ve resmî belge numarası ayrı sütunlarda tutulabilir. SKU bilgisi de ürün satırının doğru siparişe ait olduğunu kontrol etmeye yardımcı olur. Eşleştirmede yalnız dosya adına güvenilmez; sipariş kimliği ve ürün satırları birlikte okunur. Yeniden oluşturulan çıktıların önceki kopyaları da kayıt karışıklığı yaratmamalıdır.
Taslak Belge Kapsamı
Sipariş Kimliği: Kanalı ve ürün satırını eşleştirin. Belge Türü: Taslak ile resmî kaydı ayrı tutun. Oluşturma Koşulu: Ülke ve kanal ayarını inceleyin. PDF görünümü belge statüsünü belirlemez. Şema kavramsal anlatımdır; gerçek panel ekranı, müşteri verisi veya yapılmış test sonucu değildir.
Satıcı Bilgileri ve Dil
Manuel satıcı bilgisi seçildiğinde belge üzerindeki ad, adres ve iletişim alanları uygulamadaki değerlerden etkilenir. Ülkeye göre dil ve alt bilgi ayarları da aynı PDF’nin farklı görünmesine neden olabilir. Bir düzeltmeden önce örnek çıktıda hangi alanın yanlış olduğu işaretlenmelidir. Logo değişikliğiyle şirket bilgisi değişikliğini aynı işlem gibi değerlendirmemek gerekir. Gereksiz müşteri bilgileri inceleme görselinde kapatılmalı; taslağın daha önce gönderilmiş kopyalarının kendiliğinden değiştiği varsayılmamalıdır.
Manuel İşlemde Tekrar Riski
Sipariş ayrıntısındaki Create Invoice işlemi, manuel oluşturma veya otomatik taslağın oluşmadığı kayıtta kullanılabilir. İşlem öncesinde uygulamanın Faturalar alanında aynı sipariş aranmalıdır. Belge indirilemediği için yeniden oluşturmak, aslında mevcut bir çıktıya ikinci kopya eklenmesine yol açabilecek operasyonel bir karardır. Önce oluşturulma durumu, ardından indirme ve paylaşım sorunu incelenmelidir. Resmî fatura için kullanılan ayrı entegratörün kaydı da kendi ekranında doğrulanır.
Kapanışta Hangi Kayıtlar Tutulur?
Sağlıklı bir kontrol kaydı sipariş kimliğini, seçilen kanalı, PDF türünü ve oluşturma yöntemini içerir. Sorun yalnız bir ülkede yaşanıyorsa o ülkenin dil ve otomasyon tercihleri ayrıca belirtilir. Uygulamadaki önizleme ile indirilen belge karşılaştırılır; ürünlerin, satıcı bilgilerinin ve toplamın beklenen siparişle eşleştiği görülür. Bu kontrol resmî muhasebe onayı yerine geçmez. Sonuç, hangi belge işleminin tamamlandığını açıkça söylemeli; taslak üretimini bütün faturalama süreci tamamlandı diye göstermemelidir.
Bu Yazıdaki Terimler 1 Kavram
Kısa açıklamaları burada okuyabilir, ayrıntılar için sözlüğe geçebilirsiniz.
- SKU
- SKU (Stock Keeping Unit), ürünleri stok ve operasyon açısından ayırt etmek için kullanılan benzersiz stok kodudur.
Bu Konuda Nasıl Destek Oluyoruz?
AdPix’in bu alandaki hizmet kapsamını ve çalışma sürecini inceleyin.
ikas