VERBİS Nedir?
VERBİS, Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından işletilen ve kişisel veri işleyen belirli veri sorumlularının kayıt olmak zorunda olduğu Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi’dir.
VERBİS Nasıl Çalışır?
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK), kişisel veri işleyen işletmeleri “veri sorumlusu” olarak tanımlar. Belirli veri sorumluları, işledikleri verilerin türünü, amacını, kimlere aktarıldığını, saklama süresini ve alınan güvenlik tedbirlerini VERBİS’e kaydetmekle yükümlüdür. Kurul bazı veri sorumlularını kayıttan istisna tutar: yıllık çalışan sayısı 50’den az ve yıllık mali bilanço toplamı 100 milyon TL’den az olan, ana faaliyeti özel nitelikli kişisel veri işlemek olmayanlar kaydolmaz. Ana faaliyeti özel nitelikli veri işlemek olanlarda sınır 10 çalışan ve 10 milyon TL’dir; bilanço esasına göre defter tutmayanlarda yalnızca çalışan sayısına bakılır.
Kayıt öncesinde hazırlanan başlıca belgeler:
- Kişisel veri işleme envanteri: hangi veri, hangi amaçla, hangi sistemde, kimlerle paylaşılıyor.
- Saklama ve imha politikası.
- İlgili kişi (müşteri, çalışan, ziyaretçi) kategorileri ve aktarım bilgileri.
- Güvenlik tedbirleri özeti.
- VERBİS irtibat kişisi.
Kayıt, aydınlatma yükümlülüğünün ve diğer KVKK yükümlülüklerinin yerine geçmez; bunlarla birlikte yürütülür (KVKK aydınlatma metni).
VERBİS E-Ticarette Neden Önemlidir?
E-ticaret işletmeleri müşteri adı, adresi, telefonu, sipariş ve ödeme bilgisini, çerez ve analitik verisini işler; yani veri sorumlusudur. Kayıt yükümlülüğü olan ancak kaydını yapmayan işletme idari yaptırım riskiyle karşılaşabilir. Karar noktası, işletmenin yükümlülük kapsamında olup olmadığının hukuk danışmanıyla netleştirilmesidir. Yükümlülük yoksa bile envanter ve politikaların hazır olması, KVKK uyumunu kolaylaştırır.
Envanterin güncel tutulması, yeni araç ve kanal eklendikçe önem kazanır: yeni bir reklam pikseli, CRM aracı ya da kargo entegrasyonu, verinin yeni bir alıcıya aktarılması demektir. Envanter ve kayıt, bu değişikliklerle birlikte güncellenmelidir. Veri güvenliğinde teknik ve idari tedbirler için PCI DSS ve şifreleme gibi kavramlar tamamlayıcıdır.
Sicildeki bilgilerde değişiklik olursa yedi gün içinde VERBİS’e bildirilir; sonradan kayıt yükümlüsü olan işletme otuz gün içinde kaydolur.
VERBİS’te Sık Yapılan Hatalar
- Yükümlülüğü kontrol etmemek. Kayıt gerekiyorsa yaptırım riski doğar.
- Envanteri hazırlamadan kayıt yapmak. Bilgiler eksik ve tutarsız olur.
- Kaydı bir kez yapıp güncellememek. Yeni araç ve aktarım bilgisi eksik kalır.
- Kaydı tüm KVKK yükümlülüğü saymak. Aydınlatma ve güvenlik yükümlülükleri sürer.
VERBİS Hakkında Sık Sorulan Sorular
VERBİS kaydı ne zaman yapılır?
Kayıt yükümlüsü veri sorumlusu veri işlemeye başlamadan önce kaydolur; çalışan sayısı ya da bilanço toplamı sonradan sınırı aşarsa otuz gün içinde kayıt yapılır. Kayıtlı bilgilerdeki değişiklik yedi gün içinde bildirilir.
Her e-ticaret işletmesi VERBİS’e kayıt olmak zorunda mıdır?
Hayır. Çalışanı 50’den, yıllık bilanço toplamı 100 milyon TL’den az olan ve asıl işi özel nitelikli veri işlemek olmayan işletme kaydolmak zorunda değildir. İstisna yalnızca sicile kaydı kapsar; aydınlatma ve veri güvenliği yükümlülükleri sürer.