Veri Sorumlusu ve Veri İşleyen Nedir?
Veri sorumlusu ve veri işleyen, kişisel veri işlemedeki iki roldür: veri sorumlusu işlemenin amaçlarını ve yöntemlerini belirler, veri işleyen ise onun adına ve talimatıyla kişisel veri işleyen gerçek ya da tüzel kişidir.
Veri Sorumlusu ve Veri İşleyen Nasıl Çalışır?
Kişisel veri mevzuatı, verinin işlenmesinde iki ana rol tanımlar. Veri sorumlusu, verinin neden ve nasıl işleneceğine karar veren taraftır. Veri işleyen ise bu kararı vermez; sorumlunun talimatı doğrultusunda veriyi işler. Roller işlenen verinin türüne değil, işleme ilişkisindeki karar yetkisine göre belirlenir.
E-ticarette rollerin örnekleri:
- Mağaza: müşteri verisini hangi amaçla ve nasıl kullanacağına karar verdiği için veri sorumlusudur.
- E-posta gönderim hizmeti ve barındırma hizmeti: mağazanın talimatıyla veriyi işlediği için çoğunlukla veri işleyendir.
- Kargo ve ödeme kuruluşları: verinin ilgili işlemin yürütülmesi için kullanımına göre kendi yükümlülükleri olabilir.
- Pazaryeri: satıcı ile ilişkisine ve veriyi nasıl kullandığına göre rolü değişebilir.
Bu rollerin belirlenmesi olaya özgüdür ve sözleşmeye bağlıdır. Her ilişki için rol dağılımı yazılı olarak netleştirilmeli ve güncel mevzuattan ya da hukuk danışmanından teyit edilmelidir.
Veri Sorumlusu ve Veri İşleyen E-Ticarette Neden Önemlidir?
Rol ayrımı, kimin hangi yükümlülükten sorumlu olduğunu belirler. Veri sorumlusu aydınlatma, açık rıza, veri güvenliği ve ilgili kişinin hak taleplerine yanıt gibi yükümlülükleri taşır. Veri işleyen kendi payına düşen güvenlik tedbirlerinden ve talimat dışı işlemeden sorumludur; ancak müşteriye karşı asıl muhatap genellikle veri sorumlusudur.
E-ticaret işletmesi çok sayıda hizmet sağlayıcıyla çalışır: CRM, e-posta aracı, barındırma ve analitik araçlar. Bu sağlayıcıların her biri kişisel veriye erişiyorsa işleyen olabilir. Sözleşmede verinin hangi amaçla kullanılacağı, güvenlik şartları, veri sahibine yanıt süreci ve sözleşme bitince verinin silinmesi ya da iadesi yazılmalıdır.
Karar olarak hizmet sağlayıcılar listelenir, her biri için rol ve veri akışı belirlenir ve sözleşmeler gözden geçirilir. VERBİS kaydı ve aydınlatma metni bu listeyle tutarlı olmalıdır.
Veri Sorumlusu ve Veri İşleyen Ayrımında Sık Yapılan Hatalar
- Sağlayıcı sözleşmelerini okumamak. Verinin hangi amaçla kullanıldığı belirsiz kalır.
- Veri akışını belgelememek. Hak taleplerinde verinin nerede olduğu bulunamaz.
- Aydınlatmada sağlayıcıları belirtmemek. Müşteri verisinin kime aktarıldığını bilemez.
- Rolü sözleşme adına bırakmak. Fiili durum ile sözleşme uyuşmayabilir.
Veri Sorumlusu ve Veri İşleyen Hakkında Sık Sorulan Sorular
Veri sorumlusu kimdir?
Kişisel verinin işlenme amaçlarını ve yöntemlerini belirleyen ve veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan kişidir.
Veri işleyen kimdir?
Veri sorumlusunun yetkisine dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ya da tüzel kişidir.
E-ticaret mağazası hangi roldedir?
Müşteri verisini hangi amaçla işleyeceğine kendisi karar verdiği için genellikle veri sorumlusudur. Hizmet sağlayıcılarının rolü sözleşmeye ve işleme ilişkisine göre belirlenir.