Fatura Kaydı Oluştuğunda İnceleme
ikas ile Paraşüt arasında siparişten fatura oluşturulması ve elektronik belgenin resmileştirilmesi ayrı sonuçlar olarak izlenmelidir. ikas’ın Paraşüt uygulamasındaki sipariş tablosu, ilgili sipariş numarasıyla Paraşüt Fatura ID bilgisini ilişkilendirir. Ekip önce hangi satışın hangi fatura kaydına bağlandığını belirlemelidir.
Müşterinin faturası bulunamıyor diye aynı sipariş için hemen yeniden fatura oluşturmak uygun bir başlangıç değildir. Mevcut kaydın bulunması, durumunun kontrol edilmesi ve sonraki işlemin buna göre seçilmesi gerekir. Buradaki inceleme teknik aktarımı açıklar; faturanın hukuki düzenlenme zamanı veya işletmeye özel vergi uygulaması için muhasebe sorumlusunun değerlendirmesi ayrıca esas alınır.
Sipariş Numarasıyla Fatura Kimliğini Eşleştirmek
ikas sipariş numarası satış kaydını, Paraşüt Fatura ID ise muhasebe uygulamasındaki fatura kaydını tanımlar. İnceleme sırasında yalnız müşteri adı veya aynı tutarda bir fatura bulmak yeterli değildir. Yanlış kaydın durumuna bakılması, gerçekte açık olan işin tamamlanmış sanılmasına neden olabilir.
AdPix’in önerdiği eşleştirme notunda sipariş numarası, ilgili fatura kimliği ve görülen durum birlikte tutulur. Kurgusal bir örnekte müşterinin aynı gün iki siparişi varsa, müşteri adını esas alan bir arama iki belgeyi karıştırabilir. Fatura kimliği üzerinden açılan kayıt ile siparişteki ürün ve tutar kapsamı kontrol edilerek incelemenin doğru satış üzerinde sürdüğü doğrulanır.
Oluşturma ve Resmileştirme Ayarlarını Kontrol Etmek
ikas uygulamasındaki otomatik resmileştirme seçeneği, fatura oluşturma zamanını belirleyen sipariş koşulundan ayrı değerlendirilir. Bağlantıda faturaların otomatik gönderilmesini engelleyen seçenek de bulunur. Bu yüzden uygulamanın kurulmuş olması, işletmenin istediği bütün otomatik işlemlerin açık olduğunu göstermez.
Paraşüt’ün kullanım açıklaması da kaydedilmiş satış faturasının elektronik gönderim sürecine ayrıca geçtiğini anlatır. Kontrolde önce belgenin gerçekten oluşup oluşmadığı, ardından resmileştirme sonucunun bulunup bulunmadığı belirlenir. Ayarlar değiştirilmeden önce mevcut durum kaydedilir. Hata belirtisi fatura oluştuktan sonraysa bütün sipariş aktarımını yeniden kurmak yerine ilgili aşamayı incelemek daha anlaşılır bir teşhis sağlar.
Paraşüt Tamamlandı Diyor, ikas Eski Durumu Gösteriyorsa
ikas’ın resmî açıklamasında, Paraşüt tarafında resmileştiği hâlde ikas panelindeki durumu güncellenmeyen faturalar için özel bir durum kontrolü eylemi bulunur. Bu eylem ile satış faturasını yeniden oluşturma eylemi aynı iş değildir. Mevcut belgenin sonucu belirsizken ikinci bir oluşturma işlemi denenmemelidir.
Paraşüt API belgeleri, resmileştirme işlerini pending, running, error ve done gibi ayrı işlem durumlarıyla ifade eder. Başlatılmış bir işlem ile tamamlanmış bir sonuç aynı kabul edilmez. Destek notunda görülen durum ve varsa hata açıklaması korunursa, ekip tekrar gönderme kararını tahmine göre vermek zorunda kalmaz. Gecikme için sabit bir tamamlanma süresi varsayılmaz.
Mevcut Faturanın Resmileşme Durumunu Kontrol Etme
Panel görüntüsünde sipariş kaydı, Paraşüt fatura kimliği ve eylem menüsü birlikte görülür. Mevcut faturanın resmileşme durumunu kontrol etme eylemi, satış faturasını tekrar oluşturma eyleminden ayrıdır. Örnekteki siparişler işletmenin kendi kayıtları değildir; inceleme gerçek siparişin fatura kimliğiyle yapılır.
Belge ve Müşteri Bildirimini Ayrı Tamamlamak
Faturanın oluşturulması, resmileşmesi ve müşteriye ulaşması farklı kontrol noktalarıdır. ikas uygulamasında başarılı elektronik fatura oluşumundan sonra otomatik e-posta göndermeye ilişkin bir ayar da yer alır. Dolayısıyla müşteri e-postayı bulamadığında yalnız siparişin fatura satırına bakılarak bütün iletişim süreci tamamlanmış sayılmaz.
AdPix’in önerdiği kapanış kaydı doğru siparişe bağlı belgeyi, Paraşüt’teki sonucu, ikas’taki güncel durumu ve kullanılan bildirim yolunu içerir. Ekran görüntüsü paylaşılacaksa müşterinin kişisel bilgileri gereksiz yere çoğaltılmaz. İşlem tamamlandığında aynı sipariş için tekrar fatura üretmek yerine var olan belgenin erişimi doğrulanır. Böylece sonraki destek talebinde hangi aşamanın açık kaldığı net biçimde görülebilir.
Bu Yazıdaki Terimler 1 Kavram
Kısa açıklamaları burada okuyabilir, ayrıntılar için sözlüğe geçebilirsiniz.
- API
- API (Application Programming Interface), farklı yazılımların birbirleriyle veri alışverişi yapmasını sağlayan bağlantı yöntemidir.
Bu Konuda Nasıl Destek Oluyoruz?
AdPix’in bu alandaki hizmet kapsamını ve çalışma sürecini inceleyin.
ikas