Eksik Kaydın Tanımını Netleştirmek
Platin360 sipariş sayısıyla muhasebe uygulamasındaki fatura sayısının farklı olması tek başına veri kaybını kanıtlamaz. Bir sipariş birden fazla belgeye ayrılmış olabilir veya henüz belge oluşturmaya uygun aşamaya gelmemiş olabilir. İncelemeye sayıları eşitlemeye çalışarak başlamak yerine hangi kaydın beklendiği belirlenir. Sipariş, fatura ve tahsilat farklı nesnelerdir. Kontrol listesinde bunların ayrı sütunlarda gösterilmesi, eksik belgenin boş tahsilat alanıyla karıştırılmasını önler. Her satır bir işlem kimliği üzerinden takip edilir.
Doğru Hesap ve Dönem
Aynı işletmenin birden fazla şirket veya uygulama hesabı bulunabilir. Bağlantının yetkilendirildiği hesap ile personelin baktığı hesap aynı değilse kayıt diğer tarafta mevcut olduğu halde bulunamıyor görünebilir. Örnek incelemede önce şirket seçimi ve ekran filtresi kaydedilir. Sipariş tarihi ile belge tarihi de aynı olmak zorunda değildir. Günlük listede görünmeyen bir işlem daha geniş tarih aralığında aranır. Bu kontrol sırasında uygulamanın bütün ayarlarını değiştirmek veya bağlantıyı silmek gerekmez; mevcut eşleşmenin okunması yeterlidir.
Belge Oluşturma ile Tahsilat Kaydı
Paraşüt bağlantısının belgesinde otomatik tahsilat ekleme seçeneği ayrıca anlatılır. Bu nedenle fatura mevcutken tahsilat alanının beklenenden farklı olması, fatura aktarımının başarısız olduğu sonucuna götürmez. İşletmenin ödeme yöntemine ve muhasebe düzenine göre beklenen davranış netleştirilir. Kurgusal bir örnekte pazaryeri ödemesi henüz banka hesabına geçmemişken sipariş satılmış olabilir. Teknik aktarım kaydı ile gerçek para hareketi ayrı izlenir. Sırf ekranı tamamlandı göstermek için tahsilat kaydı eklemek mali takibi yanıltabilir.
Yanıt Alınamayan İşlem
Bir API çağrısında zaman aşımı oluşması, karşı sistemin işlemi kesinlikle yapmadığını göstermez. Muhasebe uygulamasında sipariş açıklaması veya ilişkilendirme kimliğiyle mevcut kayıt aranmalıdır. Sonuç bulunursa yeni belge oluşturmak yerine bağlantının sonucu neden alamadığı araştırılır. Sonuç bulunamazsa hata kaydı ve işlem zamanı üzerinden güvenli tekrar yolu değerlendirilir. Bu yaklaşım Platin360'a özgü gizli bir davranış iddiası değil, entegrasyonlarda mükerrer belgeyi önlemek için önerilen inceleme yöntemidir. Gerçek durum hedef sistemdeki kayıtla doğrulanır.
Üç Kayıtlık Mutabakat Örneği
Örnek bir listede ilk siparişin faturası ve tahsilatı bulunuyor, ikincinin yalnızca faturası bulunuyor, üçüncünün ise belge oluşturma işlemi hata veriyor olsun. Bunlar tek bir aktarılmadı grubunda toplanmamalıdır. İlk kayıt kapanabilir; ikinci kayıt ödeme düzeniyle birlikte ele alınır; üçüncü kayıtta hata açıklaması ve gerekli alanlar incelenir. Operasyon ekibi her birine farklı sorumlu ve işlem atayabilir. Bu ayrım, başarılı kayıtların gereksiz yere yeniden gönderilmesini ve aynı siparişin iki kez muhasebeleştirilmesini önlemeye yardımcı olur.
Üç Siparişin Muhasebe Sonucu
AdPix tarafından hazırlanan açıklayıcı şema. Kayıt A: Fatura ve tahsilat mevcut; ilişki doğrulanır. Kayıt B: Fatura mevcut; ödeme durumu ayrıca incelenir. Kayıt C: Belge oluşturma hatası; alan ve yetki kontrol edilir. Kurgusal örnekte üç kayda aynı müdahale yapılmaz. Gerçek panel ekranı veya müşteri kaydı değildir.
Kapanışta Aranan Kanıt
ERP veya muhasebe uygulamasıyla yürütülen mutabakatın çıktısı yalnızca toplam sayı olmamalıdır. Eksik görünen her sipariş için hedef belge kimliği, bulunan durum ve uygulanan düzeltme yazılır. Veri girişinden doğan sorunlar ile bağlantı yetkisinden doğan sorunlar ayrılır. Aynı hata yeni siparişlerde de tekrarlanıyorsa tek kayıt düzeltmesi yeterli sayılmaz. Pazaryeri entegrasyonu boyunca ürün, cari ve belge eşleşmesinin tutarlı kalması gerekir. Ekip ancak beklenen kayıtlar hedef sistemde doğru hesap ve doğru kapsamda görüldüğünde incelemeyi kapatır.
Bu Yazıdaki Terimler 1 Kavram
Kısa açıklamaları burada okuyabilir, ayrıntılar için sözlüğe geçebilirsiniz.
- API
- API (Application Programming Interface), farklı yazılımların birbirleriyle veri alışverişi yapmasını sağlayan bağlantı yöntemidir.
Bu Konuda Nasıl Destek Oluyoruz?
AdPix’in bu alandaki hizmet kapsamını ve çalışma sürecini inceleyin.
Platin360