Sipariş Toplamı Tek Başına Yeterli mi?
Bir sipariş farklı depolardan veya farklı hazırlık zamanlarında birden fazla pakete ayrılabilir. Platin360 belge oluşturma sürecinde paket bazında fatura seçeneği bulunur. Bu seçenek kullanıldığında kontrolün merkezine yalnızca sipariş toplamını koymak yetersiz kalır. Her paketin hangi ürünleri ve kaç adet içerdiği ayrıca izlenmelidir. Sipariş ekranında üç ürün görünürken ilk pakette iki ürün bulunması, otomatik olarak eksik fatura anlamına gelmez. Belgenin hangi fiziksel gönderiyi kapsadığı öncelikle belirlenir.
Ürün ve Paket Eşleştirmesi
AdPix'in örnek çalışma tablosunda her satır bir sipariş kalemini ve ait olduğu paketi temsil eder. Aynı üründen iki adet farklı paketlerde bulunuyorsa iki satırın adet toplamı siparişteki miktarla uyuşmalıdır. Ürün adı tek başına eşleştirme anahtarı yapılmaz; stok kodu ve paket kimliği birlikte tutulur. Böylece aynı isimle satılan farklı bedenler karışmaz. Kısmi iptal veya paket değişikliği varsa eski eşleme güncel kabul edilmez. Son paket içeriğiyle belge kapsamı tekrar karşılaştırılır.
Paket ve Fatura Eşleştirme Alanı
Platin360 yardım belgesindeki fatura iletim penceresi. Paket numarası ve ilgili fatura kaydının birlikte gösterildiği alanı örnekler. Çok paketli siparişlerde her belgenin ürün kapsamı ayrıca doğrulanmalıdır.
İndirim ve Ek Bedellerin Dağılımı
Sipariş düzeyindeki indirimlerin paketlere nasıl yansıdığı ayrıca incelenmelidir. Örneğin iki pakete ayrılan bir siparişte indirim tutarının her belgede tam tutar olarak görünmesi toplamı iki kez azaltabilir. Bunun gerçekten gerçekleştiği, belge satırlarıyla doğrulanmadan varsayılmaz. Kontrol tablosunda ürün bedelleri, indirim, vergi ve varsa gönderim bedeli ayrı sütunlarda tutulur. Dağıtım yöntemi sağlayıcı ve işletmenin muhasebe düzenine bağlıdır. Ekip, toplamı tutturmak için rastgele bir ürün satırının fiyatını değiştirmek yerine eşleme nedenini araştırır.
İki Paketli Örnek
Kurgusal bir siparişte A ürününden iki adet, B ürününden bir adet bulunduğunu düşünelim. İlk pakette bir A, ikinci pakette bir A ve bir B olsun. Paket bazlı belge düzeninde ilk belge yalnızca bir A'yı, ikinci belge kalan ürünleri kapsamalıdır. Son kontrol bütün belgelerin toplam adetleri üzerinden yapılır. Her iki belgeye siparişin tamamı yazılmışsa aynı ürünler iki kez belgelenmiş görünür. Yalnızca fatura sayısının iki olması bu hatayı yakalamaz; kalemlerin dağılımı da okunmalıdır.
Sonradan Değişen Paketin Etkisi
Paket bölme veya içerik değişikliği yapıldığında daha önce oluşmuş belgenin hangi pakete bağlı olduğu korunmalıdır. Yeni paket numarası ortaya çıktı diye eski faturanın yok sayılması doğru olmaz. Önce mevcut belge ilişkileri çıkarılır, ardından eksik veya çakışan kapsam belirlenir. Resmileştirilmiş belgeler için uygulanacak işlem muhasebe sorumlusu ve sağlayıcı süreciyle ele alınır. Teknik ekip değişiklik geçmişini kaybetmeden hangi kalemin hangi paketten taşındığını gösterebilmelidir. Bu kayıt, müşteriye yanlış veya yinelenen belge gönderilmesini önlemeye yardımcı olur.
Otomasyonun Kabul Kontrolü
Pazaryeri entegrasyonu testinde yalnızca tek paketli örnek kullanılması çok paketli sipariş sorunlarını gizleyebilir. Kabul örnekleri arasında tek paket, iki paket ve sonradan değişen paket bulunmalıdır. Her örnekte belge sayısı, ürün adetleri, toplamlar ve kanal bildirimi doğrulanır. İşlem tamamlandı kararı, siparişin bütün kalemlerinin yalnızca doğru kapsamda yer almasına dayanır. Fatura açıklamasında kullanılan sipariş veya paket numarası da aynı ilişkiyi desteklemelidir. Böylece ekip, toplam tutarı doğru görünen ancak paket ilişkisi yanlış bir kaydı gözden kaçırmaz.
Bu Yazıdaki Terimler 1 Kavram
Kısa açıklamaları burada okuyabilir, ayrıntılar için sözlüğe geçebilirsiniz.
- Pazaryeri Entegrasyonu
- Pazaryeri entegrasyonu, e-ticaret sistemi ile pazaryeri mağazaları arasında ürün, stok, fiyat ve sipariş bilgisinin aktarılmasıdır.
Bu Konuda Nasıl Destek Oluyoruz?
AdPix’in bu alandaki hizmet kapsamını ve çalışma sürecini inceleyin.
Platin360