Bildirim Ne Anlama Gelir?
Ticimax havale ve EFT bildirimi, müşterinin ödeme yaptığını mağazaya iletmesini sağlar. Bu bildirim standart işleyişte banka hesabının sistem tarafından okunması anlamına gelmez. Dolayısıyla bildirimin ulaşması ile tahsilatın doğrulanması ayrı olaylardır.
Örneğin müşteri yanlış hesap veya eksik tutar kullanmış olabilir. Bildirim formunun gönderilmesi bu olasılıkları ortadan kaldırmaz. Siparişin sevkiyata uygun olduğuna karar verilirken işletmenin gerçek tahsilat kaydı esas alınmalıdır. Ödeme incelemesinde bildirimdeki beyan ile doğrulanan sonuç ayrı tutulursa müşteri desteği ve depo ekibi aynı kaydı farklı anlamlarda yorumlamaz. Bu ayrım özellikle yoğun sipariş dönemlerinde önem kazanır.
Doğru Siparişle Eşleme
Havale incelemesinde müşteri adı tek başına yeterli bir eşleme ölçütü olmayabilir. Aynı kişinin birden fazla siparişi bulunabilir veya ödeme farklı bir kişi tarafından gönderilmiş olabilir. Sipariş kaydı ile bildirim arasındaki ilişki mümkün olduğunca açık kurulmalıdır.
Varsayımsal bir örnekte müşteri aynı gün iki alışveriş yapmış olsun. Ekip yalnızca adına bakarak ilk siparişi onaylarsa diğer siparişin ödemesi yanlış yerde değerlendirilebilir. İncelemede sipariş numarası, beklenen tutar ve işlemin açıklaması birlikte ele alınır. Eşleme belirsizse kayıt tamamlanmış gibi kapatılmaz; hangi bilginin eksik olduğu net biçimde not edilir.
Müşterinin Havale Bildirim Formu
Müşteri formunda sipariş numarası, banka, tutar ve not alanları bulunur. Bu bilgiler ödemenin doğru siparişle eşleştirilmesini destekler. Formun gönderilmesi gerçek banka tahsilatı değildir; ödeme onayı banka hareketi kontrol edilerek verilmelidir.
Ödeme Durumu ile Sevkiyat Durumu
Ticimax sipariş takibinde siparişin farklı aşamaları değerlendirilir. İşletme kendi operasyonunda ödeme kontrolünü ve ürün hazırlığını birbirine karıştırmamalıdır. Ürünün paketlenmiş olması tahsilatın doğrulandığına ilişkin kanıt oluşturmaz; ödeme bildiriminin bulunması da kargonun çıkarılmasını tek başına gerektirmez.
Örneğin depo ekibi hazırlanacak sipariş listesini erken almış olabilir. Bu durum hazırlığın planlanması için kullanılabilir, ancak ödeme bekleyen siparişin hangi aşamada duracağı belirli olmalıdır. Personelin sipariş notunda gördüğü kısa ifadeler yanlış anlaşılmamalıdır. “Bildirildi”, “kontrol ediliyor” ve “doğrulandı” gibi işletme içi durumların neyi ifade ettiği ortak biçimde tanımlanabilir.
Tekrar Gelen Bildirimler
Müşteri cevap alamadığını düşündüğünde aynı ödeme için yeniden bildirim gönderebilir. Birden fazla bildirim bulunması, birden fazla ödeme yapıldığı anlamına gelmez. İnceleme önce aynı sipariş ve aynı işlemle ilgili tekrar olup olmadığını araştırmalıdır.
Bu nedenle ekiplerin ayrı bildirimler üzerinde eş zamanlı işlem yapması halinde ortak sipariş kaydına bakması önemlidir. Bir personelin yaptığı doğrulama diğerine görünmüyorsa siparişin durumu gereksiz yere tekrar değiştirilebilir. Kayıtta incelenen ödeme, sonuç ve bekleyen adım açık tutulmalıdır. Kullanıcıya verilen cevap da bu doğrulanmış sonuçla uyumlu olmalı; henüz teyit edilmemiş tahsilat kesinleşmiş gibi anlatılmamalıdır.
İncelemenin Kapanışı
Havale bildirimiyle ilgili çalışma tamamlandığında hangi sipariş için hangi sonuca ulaşıldığı anlaşılmalıdır. Eksik ödeme, yanlış açıklama veya bulunamayan işlem gibi durumlar aynı genel notla kapatılmamalıdır. Her durumun müşteriden beklenen bilgisi farklı olabilir.
Ödeme incelemesi sırasında parola, kart bilgisi veya inceleme için gereksiz hesap ayrıntıları istenmez. Ekip kendi yetkili kayıtlarından doğrulamayı yapar ve gerekli sonucu sipariş üzerinde tutar. Müşterinin bildirimi ile gerçek tahsilat arasında tutarsızlık varsa sevkiyat kararından önce bu fark çözülür. Böylece operasyon yalnızca bir formun doldurulmasına değil, doğru siparişe bağlanmış doğrulanabilir bir işleme dayanır.
Bu Konuda Nasıl Destek Oluyoruz?
AdPix’in bu alandaki hizmet kapsamını ve çalışma sürecini inceleyin.
Ticimax