Barkodun Oluştuğu Aşama
IdeaSoft Aras Kargo entegrasyonunda barkod üretimi siparişin hazırlık süreciyle ilişkilidir. Gerekli fatura ve koli bilgileri tamamlandığında gönderi etiketi alınabilir. Bu nedenle siparişin ödeme onayı bulunması, barkodun da hazır olduğunu göstermez. Depo ekibi hangi sipariş aşamasında taşıyıcıya veri gönderildiğini bilmelidir. Ekranda işlemin uzun sürmesi de hemen yeni bir deneme yapılmasını gerektirmez; bağlantı yanıtı bekleniyor olabilir. İnceleme sırasında siparişin önceki durumu, yapılan işlem ve dönen mesaj kaydedilirse tekrarların nedeni daha kolay anlaşılır.
Kargo Etiketindeki Gönderi Bilgileri
Etikette alıcı, gönderen, ödeme türü, koli sayısı ve barkod birlikte yer alır. Bunların oluşması, gönderinin sistemde hazırlanmış olduğunu gösterir; fiziksel paketin kargoya teslim edildiğini tek başına kanıtlamaz. Görsel sağlayıcının örnek çıktısıdır. Etiket yerleşimi kullandığınız panel ve kargo sürümünde farklı olabilir.
Fatura Numarasının Gerçek Belgeyle İlişkisi
Gönderi kaydına yazılan fatura numarası işletmenin belge düzeniyle uyumlu olmalıdır. Otomatik oluşturulan bir değer ile gerçek muhasebe belgesinin numarası aynı şey değildir. Özellikle hasar veya teslimat uyuşmazlığında hangi belgenin hangi pakete ait olduğunu bulmak gerekir. Örnek bir işletmede faturayı finans ekibi, etiketi depo ekibi hazırlıyorsa iki ekibin aynı sipariş kaydı üzerinden çalışması önemlidir. Numarayı kolaylık olsun diye farklı siparişten kopyalamak, daha sonra tazmin veya mutabakat incelemesini zorlaştırabilir. Alanın nasıl doldurulacağı açık bir iş kuralıyla belirlenir.
Koli Sayısı ve Fatura Numarası
Pencerede koli sayısı ile fatura numarası iki ayrı alan olarak gösterilir. Fatura numarası, işletmenin belge düzeniyle eşleşmelidir; yalnızca barkod alabilmek için rastgele bir değer yazılması iz sürmeyi zorlaştırır. Görüntüdeki sayı örnektir. Koli seçimi de gerçekten hazırlanan fiziksel paket sayısıyla tutarlı olmalıdır.
Koli Sayısı ve Fiziksel Paketler
Bir sipariş birden fazla kutuda hazırlanabilir. Ürün adedi ile koli adedi bu nedenle birbirine eşit kabul edilmez. Varsayımsal bir aydınlatma siparişinde tek ürün iki koruyucu kutuda gönderiliyor olsun. Etiketleme ve taşıyıcı kaydı gerçek paket sayısını yansıtmalıdır. Depo ekibi paketleme tamamlanmadan tahminî koli bilgisi girerse sonradan düzeltme ihtiyacı doğabilir. Gönderi kaydı oluşturulduktan sonra yapılacak değişikliğin taşıyıcı tarafına nasıl yansıdığı ayrıca değerlendirilir. Yanlış etiketlerin yeni paketlere yapıştırılmaması için kullanılmayan çıktılar işlem alanından ayrılır ve doğru gönderiyle eşleştirilir.
Tekrar Denemelerde Gönderi Kaydını İncelemek
Barkod görünmediğinde önce taşıyıcıya gerçekten kayıt gidip gitmediği araştırılır. Bir kez oluşmuş gönderiyi yeniden oluşturmak, aynı sipariş için birden fazla kayıt veya karışık etiketler doğurabilir. Bu olasılık uygulamanın davranışına göre değerlendirilmelidir; her tekrarın otomatik olarak güvenli olduğu varsayılmaz. Sorun kaydında sipariş numarası, işlem sonucu ve varsa gönderi kimliği bulunur. Kullanıcı adı ve şifre gibi bağlantı bilgileri paylaşılmaz. Ekranda görülen hatanın tam metni, yalnızca barkod çıkmıyor ifadesinden daha açıklayıcıdır ve ilgili destek ekibine doğru bağlamı sunar.
Fatura Bilgisi ve Kargo Numarasını Ayırmak
Fatura Bilgileri ile Kargo No aynı kimliği ifade etmez. Birincisi ticari belgeyle, ikincisi gönderi takibiyle ilişkilidir. Tekrar denemeden önce mevcut kargo numarasının oluşup oluşmadığı incelenmelidir. Ekrandaki numaralar örnek kayda aittir; takip sonucu veya başarılı teslimat kanıtı olarak kullanılmaz.
Sevkiyat Kabulünün Tamamlanması
Barkodun yazdırılması son kontrolün başlangıcıdır. Alıcı bilgisi, koli sayısı, varsa tahsilat bilgisi ve sipariş ilişkisi paket kapatılmadan incelenmelidir. Taşıyıcıya fiziksel teslim yapıldıktan sonra takip hareketinin oluşması ayrıca izlenir. AdPix yaklaşımında etiketin üretilmesiyle gönderinin müşteriye doğru bilgiyle ulaşması birlikte değerlendirilir. Depo ekibinin aynı barkodu farklı paketlerde yanlış kullanmasını önleyen bir çalışma düzeni kurulur. Böylece teknik entegrasyon, gerçek paketleme ve teslimat işleyişiyle uyumlu hâle gelir; siparişin hangi aşamada olduğu ekipler arasında daha açık okunur.
Bu Konuda Nasıl Destek Oluyoruz?
AdPix’in bu alandaki hizmet kapsamını ve çalışma sürecini inceleyin.
IdeaSoft