Sipariş Kaydı ve Fatura Belgesi
IdeaSoft siparişinin EDM uygulamasında görünmesi, belgenin bütün gönderim aşamalarının tamamlandığını kanıtlamaz. Özellikle elle alma işleviyle getirilen kayıtlar taslak olarak bulunabilir. Taslak, inceleme ve gönderim sonucu ayrı değerlendirilmelidir. İşletmenin finans ekibi hangi durumun belge hazırlığını, hangisinin iletim sonucunu temsil ettiğini bilmelidir. Mağaza panelindeki sipariş durumu tek başına fatura durumunun yerine kullanılmaz. Bu ayrım, müşteri faturasını sorduğunda aynı sipariş için tekrar belge oluşturmak yerine mevcut belgenin nerede beklediğini araştırmaya yardımcı olur.
Hesap Üyeliği ile Uygulama Bağlantısı
Bir fatura uygulamasını IdeaSoft’a kurmak ile ilgili sağlayıcıda işletme hesabının hazır olması farklı konulardır. Bağlantı mevcut hesabı kullanabilir ve uygulamanın kurulması bütün hizmet koşullarını otomatik tamamlamayabilir. Bu nedenle doğru işletme hesabına erişildiği, gerekli izinlerin verildiği ve sipariş kapsamının belirlendiği doğrulanır. Örnek olarak farklı şirketlere ait hesaplar yöneten bir ekip, mağazayı yanlış hesaba bağlarsa teknik bağlantı başarılı görünse de belge bilgileri hatalı olabilir. İşletme unvanı ve hesap ilişkisi, ilk gerçek belge işleminden önce açıkça değerlendirilmelidir.
EDM Hesabına Erişim
Bu görüntü EDM hesabına giriş alanını gösterir. Hesaba erişebilmek, IdeaSoft uygulama bağlantısının doğru kurulduğunu veya bir sipariş için fatura gönderildiğini tek başına doğrulamaz. İnceleme sırasında hesap erişimi, uygulama yetkisi ve ilgili belgenin durumu ayrı kontroller olarak ele alınmalıdır.
Taslakta Bekleyen Belgenin İncelenmesi
Varsayımsal bir sipariş EDM’ye alınmış, ancak müşteri belgeye ulaşamamış olsun. İlk soru kaydın var olup olmadığıdır; ikinci soru mevcut belgenin hangi durumda bulunduğudur. Taslakta duran kayıt için alıcı bilgisi, ürün satırları, tutar ve ilgili sipariş ilişkisi incelenir. Gönderim kararı işletmenin yetkili kişisi tarafından verilir. Burada taslak sayısının yüksek olması tek başına teknik kesinti kanıtı değildir; operasyonun inceleme bekleyen aşaması olabilir. Hata mesajı varsa tam metin ve belge kimliğiyle kaydedilir, müşteri bilgileri gereksiz yere paylaşılmaz.
EDM Tarafında Fatura Listesini İzlemek
Solda Taslak alanı, ana bölümde ise gönderilecek faturaların listesi ve işlem düğmeleri bulunur. Bir belgenin listelenmesi gönderimin tamamlandığı anlamına gelmez. Siparişle eşleşen belge seçilerek durumu ve gönderim sonucu izlenmelidir. Yardım belgesindeki bu örnek ekran, IdeaSoft sipariş listesinden ayrı bir uygulamaya aittir.
Elle ve Otomatik İşlemlerin Çakışması
Otomatik aktarımın yanında aynı siparişin elle tekrar alınması, uygulamanın tekrar kayıtları nasıl ele aldığının bilinmesini gerektirir. Bir ekibin bekleyen işlemi hızlandırmak amacıyla düğmeye defalarca basması her durumda güvenli kabul edilemez. İşlem kaydı ve belge kimliği incelenmeden yeni gönderim başlatılmamalıdır. Örneğin bağlantı yanıtı gecikmiş ama belge oluşmuşsa ikinci deneme aynı ticari işlemi yeniden temsil edebilir. Bu olasılık sağlayıcının güncel davranışıyla doğrulanır. Teknik ekip bağlantıyı, muhasebe sorumlusu ise belge düzeltme kararını kendi kapsamı içinde ele alır.
Belge İşleminin Tamamlandığını Doğrulamak
İşletme için tamamlanmış işlem, doğru siparişin doğru belgeyle ilişkilendirilmesi ve beklenen gönderim sonucunun görülmesidir. Müşterinin erişeceği belge veya bağlantı da ayrıca kontrol edilebilir. AdPix incelemesinde sipariş alındı, taslak oluştu ve gönderildi ifadeleri aynı anlama getirilmez. Her aşamanın kaydı tutulduğunda sorun hangi tarafta oluştuğu anlaşılabilen bir iş hâline gelir. Vergisel uygunluk veya belge iptali gibi kararlar teknik aktarım kontrolünden ayrı değerlendirilir. Böylece uygulama bağlantısının çalışmasıyla işletmenin gerçek faturalama sürecinin tamamlanması birlikte ama açık sorumluluklarla izlenir.
Bu Konuda Nasıl Destek Oluyoruz?
AdPix’in bu alandaki hizmet kapsamını ve çalışma sürecini inceleyin.
IdeaSoft