Tekil Demirbaş Tanımlayıcısı (GIAI) Nedir?

Bir mağazanın üç şubesinde aynı modelde etiket yazıcısı bulunduğunu düşünün. Yazıcı modelinin üretim kodu, hangi cihazın garanti incelemesine gönderildiğini ya da hangisinin Bursa şubesine aktarıldığını belirlemeye yetmez. Global Individual Asset Identifier ifadesinin kısaltması olan GIAI, ayrı demirbaşları tanımak için kullanılabilir. İşletme bu kimliği kendi varlık kayıtlarıyla ilişkilendirir. Cihazın model bilgisi, satın alınma tarihi, bulunduğu yer ve servis geçmişi ilgili varlık kaydında ayrı tutulur.

İki şube geçici olarak yazıcılarını değiştirirse cihazların bulunduğu yerler değişir, tekil demirbaş kimlikleri aynı kalır. Şube kodunu doğrudan cihazın kalıcı kimliği yapmış bir elektronik tabloda bu değişim geçmişi karıştırabilir. Örnek bir kayıt yazıcının hangi gün teslim edildiğini ve hangi şubede devreye alındığını gösterir. İki bilgi arasındaki süre taşıma veya servis sırasında geçmiş olabilir. Yalnız mevcut şubeyi gösteren tek alan bu aralığın nedenini açıklamaya yetmez.

Aynı rafta iki el terminali bulunduğunda cihazların hangisinin ekranının değiştirildiğini servis formundan doğrulamak gerekir. Form yalnız “el terminali” diyorsa model veya cihaz sınıfı tekil bakım geçmişi sağlamaz. Bakım kaydında cihazın demirbaş kimliğinin veya onunla eşleştirilmiş üretici seri numarasının bulunması yardımcı olur. Sayımda etiketi hasar görmüş cihazı yeni demirbaşmış gibi açmadan önce mevcut satın alma ve bakım kayıtlarıyla eşleştirin. Böylece çalışan bir cihaz envanterde iki tane görünmez.

Bir cihaz tamamen kullanım dışı bırakıldığında durum ve ayrılma tarihi geçmişinde kalmalıdır. Sonraki alımda eski yazıcının kaydına yeni yazıcının özelliklerini yazmak bakım masrafını yanlış cihaza aktarır.