Belge Türü Tanımlayıcısı (GDTI) Nedir?

Bir tedarikçi depolarına gelen ürünler için teslim kontrol formu düzenliyor. Her kabul işleminde aynı tür form kullanılsa da iki ayrı sevkiyata ait kayıtlar birbirinden ayırt edilmelidir. Global Document Type Identifier ifadesinin kısaltması olan GDTI, belge türü için kimlik sağlar. Uygun seri bileşeni kullanıldığında aynı türdeki belirli bir belge ayrıca tanınabilir. Formun türü ile tekil belgenin ilişkilendirilmesi, arşivde benzer başlıklı dosyaların yanlış işleme bağlanmasını azaltır.

Bir kahve makinesinin garanti belgesini önünüze aldığınızda ürün kimliği modelin hangisi olduğunu, seri numarası belirli cihazı, belge kimliği ise hangi tür belge veya örnek üzerinde çalışıldığını gösterebilir. Belgeye cihazın numarasını yazmak bu üç işlevi tek başına karşılamaz. Bir form birden çok ürünü kapsayabilir. Aynı ürün için de teslim belgesi, inceleme formu ve garanti kaydı gibi birbirinden farklı belgeler tutulabilir. Kayıtların birbirine nasıl bağlandığı ürün iadesinde görünür hale gelir.

İki ayrı tedarikçinin gönderdiği dosyaların adı “teslim-formu” olabilir. Arşivde belge tipine, ilgili gönderiye ve varsa belge örneğini ayırt eden bileşene bakmak dosya adından daha sağlıklıdır. Belgenin sürümü değişiyorsa sürüm takibini ve iptal edilen nüshaları işletmenin kendi belge yönetimi ayrıca yürütür. Bir kodun bulunması belgenin imzalandığını ya da içeriğinin doğru olduğunu kanıtlamaz. Sorumlu kişi bu iddiaları ilgili kayıt ve doğrulama adımlarıyla kontrol eder.

Depo tesliminde taranan belge yanlış sevkiyata bağlanmışsa öncelikle bağlantı düzeltilir. Belge kimliğini değiştirerek aynı içeriği iki ayrı kayıt gibi açmak sonraki incelemeyi güçleştirir.