Bir Siparişin İki Yoldan Gelmesi
Pazaryeri mağazası fatura uygulamasına doğrudan bağlıyken aynı siparişler IdeaSoft üzerinden de uygulamaya ulaşabilir. İki kayıt aynı ticari işlemi temsil ediyorsa sistemin bunu nasıl ayırt ettiği önemlidir. Sipariş aktarımını açmak, mevcut fatura düzeninin kendiliğinden uyarlanacağı anlamına gelmez. Bağlantı öncesinde siparişin hangi kaynaktan geldiği, faturanın nerede oluşturulduğu ve müşteriye hangi sistem tarafından iletildiği belirlenmelidir. Böylece yeni özellik eklenirken mevcut çalışan tahsilat ve faturalama işleyişinin iki kez işletilmesi önlenebilir; sorumluluk açık bir işlem haritasıyla anlaşılır.
Fatura Oluşturmak ve Bağlantı Göndermek
Fatura belgesinin oluşması ile belgenin erişim bağlantısının pazaryerine iletilmesi farklı işlerdir. Bir uygulama faturayı oluşturup doğrudan pazaryerine gönderiyorsa ikinci bir aktarım yoluna ihtiyaç olmayabilir. Fatura yalnızca IdeaSoft bağlantısı üzerinden oluşturuluyorsa ilgili URL aktarımının rolü değişir. Bu seçim bütün mağazalarda aynı yapılmaz. Önemli olan belgeyi hangi sistemin ürettiği ve iletimi kimin üstlendiğinin bilinmesidir. Müşteri faturasını göremediğinde belgeyi yeniden oluşturmak yerine önce mevcut belgenin iletim durumuna bakılması gereksiz tekrarları azaltır.
Fatura Bağlantısının Siparişe Eklenmesi
Fatura Linki Ekle düğmesi, hazırlanmış belgenin adresini siparişle ilişkilendirmek içindir. Bu düğmenin bulunması veya bir bağlantının kaydedilmesi, ikinci bir fatura kesilmesi gerektiğini göstermez. Kontrolde belgenin numarası, siparişin pazaryeri referansı ve bağlantının açtığı gerçek belge birlikte değerlendirilmelidir.
Örnek Sipariş Üzerinden İz Sürmek
Varsayımsal bir pazaryeri siparişinin numarası PZ100 olsun. Fatura uygulamasında aynı alıcı, aynı tutar ve aynı ürünlerle iki kayıt görülüyorsa bunların farklı sipariş mi yoksa farklı bağlantı kaynaklarından gelen aynı işlem mi olduğu araştırılır. IdeaSoft sipariş numarası ile pazaryeri sipariş numarası aynı olmak zorunda değildir; aralarındaki ilişki kaydedilmelidir. İnceleme sırasında fatura numarası ve gönderim sonucu da eklenir. Gerçek müşteri bilgileri paylaşılacak raporda gizlenir. Tutar benzerliği tek başına karar vermek için kullanılmaz; işlem kimlikleri esas alınır.
Sipariş Kanalı ile Kaydı Tanımak
Sekmeler ve Sipariş Kanalı sütunu kaydın hangi pazaryerinden geldiğini gösterir. Aynı alıcı adına birden fazla kayıt görünüyorsa yalnızca isme bakarak mükerrer sipariş kararı verilmez. Kanal, referans numarası ve ilgili fatura bir arada incelenir. Görüntüdeki Test Müşteri kayıtları sağlayıcının örnek ekranına aittir.
Yeni Bağlantı Açıldığında Kontrol Edilecek Kapsam
Fatura bağlantısının mağaza siparişlerini mi, pazaryeri siparişlerini mi yoksa ikisini birden mi aldığı açıkça belirlenmelidir. İşletmenin farklı satış kanalları için farklı uygulamalar kullanması mümkündür. Bu durumda tek bir uygulamanın kurulu olması bütün kanalların aynı biçimde işlendiğini göstermez. Entegrasyon sağlayıcısına yöneltilecek somut soru, aynı pazaryeri siparişi iki bağlantıdan geldiğinde ne olduğudur. Yanıt gerçek bir örnek üzerinde doğrulanmalıdır. Kontrol tamamlanmadan geçmiş siparişleri geniş kapsamda yeniden aktarmak, mevcut belgelerle yeni kayıtların ilişkisinin daha da karmaşıklaşmasına yol açabilir.
Sipariş ve Fatura Aktarımının Ayrı Ayarları
Sipariş Aktarımı ile Fatura URL Aktarımı ayrı anahtarlar olarak görünür. Siparişin panele gelmesi, faturanın yalnızca bu panelden üretileceği anlamına gelmez. Aynı işletmede başka bir entegratör de belge oluşturuyorsa sorumlulukların belirlenmesi gerekir. Görseldeki açık ve kapalı durumlar örnektir; mağazanız için önerilmiş ayar kombinasyonu değildir.
Sorun Görüldüğünde İzlenecek Kayıt Düzeni
Çift kayıt şüphesinde ilgili siparişlerin kimlikleri ve oluşan belgeler ayrılır; rastgele fatura silinmez veya aynı sipariş tekrar tekrar gönderilmez. Belgeyle ilgili düzeltme işlemleri işletmenin muhasebe sorumlusu ve ilgili sağlayıcının işleyişiyle yürütülür. Teknik ekip ise kaydın hangi bağlantıdan üretildiğini açıklığa kavuşturur. AdPix yaklaşımında kabul ölçütü, her ticari işlemin doğru belgeyle temsil edilmesi ve belgenin müşteriye ulaşmasıdır. Bağlantı sayısını artırmak başlı başına iyileştirme sayılmaz; görevleri açıkça tanımlanmış ve birbirini gereksiz tekrarlamayan bir aktarım düzeni kurulur.
Bu Konuda Nasıl Destek Oluyoruz?
AdPix’in bu alandaki hizmet kapsamını ve çalışma sürecini inceleyin.
IdeaSoft