Önce Raporun Sorusunu Yazın
Bir raporun beklenenden düşük görünmesi her zaman eksik sipariş anlamına gelmez. Önce raporun hangi soruya cevap vereceği belirlenmelidir: alınan sipariş sayısı, onaylanan sipariş tutarı, tahsil edilen ödeme veya satılan ürün adedi birbirinden farklı ölçütlerdir. IdeaSoft sipariş istatistikleri bu ölçütleri ayrı gösterir. İncelemede kullanılan ölçütün adı korunmalı, farklı bir ekranın toplamıyla doğrudan eşitlenmemelidir. Bir siparişte birden çok ürün bulunması gibi basit bir neden bile adet ve sipariş sayısı arasında beklenen farkı oluşturabilir.
Filtreleri Karşılaştırılabilir Hale Getirin
Sipariş raporu oluşturulurken tarih aralığı, ödeme yöntemi ve sipariş durumu gibi seçimler sonucu daraltabilir. Aynı dönemi gösteren iki ekranın biri yalnızca onaylı siparişleri, diğeri bütün kayıtları kapsıyorsa rakamların farklı olması normaldir. Kontrol için raporun kapsamı kısa bir açıklamayla saklanabilir. Örneğin “belirlenen dönemde havale yöntemiyle oluşturulan, onaylı siparişler” ifadesi ekip içinde ortak anlam sağlar. Ayrıca zaman aralığının başlangıç ve bitiş sınırları aynı olmalıdır. Ayın son günündeki birkaç işlem, farklı saat seçimlerinde farklı dosyalara girebilir.
Hazırlanan Dosyayı Doğru İşlemle Eşleştirin
IdeaSoft'ta rapor hazırlığı arka planda yürüyebilir ve çıktı İşlem Kuyruğu üzerinden alınır. İndirme hemen başlamadığında aynı raporu art arda oluşturmak yerine mevcut işin durumuna bakılır. İşlem numarası, türü ve başlatılma bilgisi dosyanın hangi isteğe ait olduğunu ayırt etmeye yardım eder. Örneğin önce bütün ürünler, ardından yalnızca bir markanın ürünleri için rapor istenmişse ilk tamamlanan dosyanın ikinci isteğe ait olduğu varsayılmamalıdır. Çıktı açıldığında birkaç bilinen kayıt üzerinden kapsam doğrulanmadan rapor paylaşılmamalıdır.
Yapay Zekâ ile Hazırlanan Raporu Açıklayın
Doğal dille rapor istemek filtre seçimini kolaylaştırabilir; isteğin doğru yorumlandığını kendiliğinden kanıtlamaz. “En iyi ürünler” gibi belirsiz bir talepte satış adedi, ciro veya kârlılık farklı sonuçlar üretir. IdeaSoft'un akıllı rapor rehberi de sonuçların kontrol edilmesini önerir. Örnek bir istekte dönem, sıralama ölçütü ve ürün sayısı açıkça belirtilmelidir. Daha sonra çıkan ilk birkaç satır klasik rapor veya sipariş kayıtlarıyla eşleştirilir. Eksik maliyet verisi bulunan bir katalogdan kârlılık sonucunun kesin olarak çıkarılamayacağı ayrıca hatırlanmalıdır.
Farkı Tek Bir Örnek Üzerinden Çözün
İki rapor arasında yirmi sipariş fark varsa ilk iş toplamı elle düzeltmek olmamalıdır. Bir tarafta bulunup diğerinde bulunmayan örnek bir sipariş seçilir; durum, ödeme yöntemi ve tarih kapsamı araştırılır. Aynı neden kalan farkı açıklıyor mu diye bakılır. Böylece yanlış filtre ile gerçekten eksik veri birbirinden ayrılır. Raporu alan kişi, dosya adıyla birlikte kapsam açıklamasını da tutmalıdır. Düzenli karşılaştırmada ölçüt değişirse önceki dönemle kıyasın anlamı değişir. Tutarlı bir rapor, hesaplanan toplamın hangi kayıtlardan oluştuğunu açıklayabilmelidir.
Bu Konuda Nasıl Destek Oluyoruz?
AdPix’in bu alandaki hizmet kapsamını ve çalışma sürecini inceleyin.
IdeaSoft