Satın Alma Kaydı ile Stok Girişini Ayırın
Tedarikçiye sipariş verilmesi ürünlerin depoya geldiğini göstermez. ikas satın alma özelliğinde sipariş oluşturulduktan sonra stok eklemek için mal kabul işlemi gerekir. Bu ayrım, henüz yolda olan ürünlerin satışa hazırmış gibi değerlendirilmesini önlemeye yardımcı olur. İnceleme sırasında sipariş edilen miktar, sevk edildiği bildirilen miktar ve fiilen kabul edilen miktar ayrı sorulur. Bir tedarikçi faturasında ürün bulunması da raf kontrolünün yerine geçmez. Operasyonun hangi aşamada stok kaydı oluşturduğu bütün ekip tarafından aynı şekilde anlaşılmalıdır.
Tedarikçi ve Hedef Şubeyi Eşleştirin
ikas satın alma kaydında tedarikçi, ürünlerin gireceği şube ve takip için referans numarası belirlenebilir. Aynı tedarikçiyle birden fazla açık sipariş bulunuyorsa referans bilgisi önem kazanır. Örneğin iki farklı şubeye ayrı teslimat planlanmışken bütün mal kabulünü tek şubeye yapmak toplam stok doğru olsa bile satış ve sevkiyat kararlarını bozabilir. Tedarikçi kaydının farklı yazımlarla çoğalması da raporlamayı parçalayabilir. Ürünlerin hangi firmadan geldiği ve hangi satın almaya ait olduğu kontrollü kayıtlarla izlenmeli; benzer isimli kayıtlar gelişigüzel birleştirilmemelidir.
Eksik ve Hasarlı Gelen Miktarı Açıklayın
Varsayımsal bir satın almada kırk ürün sipariş edildiğini, otuz altı ürün geldiğini ve bunlardan ikisinin hasarlı olduğunu düşünelim. Fiziksel geliş otuz altı, kullanılabilir kabul otuz dört adettir. Siparişin tamamını kabul edilmiş göstermek bu farkı gizler. ikas mal kabul ekranında kabul ve ret miktarları yönetilebilir. Kalan adetlerin daha sonra gelip gelmeyeceği tedarikçiyle netleştirilir ve işletmenin takip kaydında tutulur. Hasarlı ürünün yeniden satılabilir stoğa karışması önlenmelidir. Ret işleminin ticari iade veya para iadesini kendiliğinden tamamladığı da varsayılmamalıdır.
Satın Alma Kaydında Mal Kabul
Kabul ekranı sipariş verilen ürün ile teslim alınan miktarın aynı satırda incelenmesini sağlar. Tedarikçiye sipariş oluşturmak stoğun depoya girdiğini göstermez. Eksik, reddedilen veya hasarlı miktar fiziksel teslimatla birlikte açıklanmalıdır.
Doğru Ürün ve Birimle Çalışın
Satın alma kaydına eklenecek ürünün ikas kataloğunda tanımlı olması gerekir. Ürün arama veya barkod eşleştirmesi yapılırken koli ile tek adet arasındaki fark açıklığa kavuşturulmalıdır. Tedarikçi on koli göndermiş, her kolide altı ürün bulunuyor olabilir; işletmenin stok birimi tek ürünse kabul edilen miktar bununla tutarlı hesaplanır. Birim fiyat, para birimi ve ek masraflar da aynı mantıkla incelenir. Tedarikçinin kullandığı ürün kodu katalogdaki SKU ile farklıysa eşleştirme belgelenmelidir. Aynı ada sahip yakın modeller elle seçilirken özellikle dikkat gerektirir.
Kabul Sonrasında Stok Etkisini Kontrol Edin
Mal kabul işleminin ardından örnek ürünün doğru şubedeki miktarı ve hareket kaydı kontrol edilir. Beklenen artış görülmüyorsa satın almayı tekrar oluşturmadan önce ilk işlemin sonucu araştırılır; tekrarlanan kabul çift stok girişine yol açabilecek bir risktir. Tedarikçi belgesi, işletmenin referansı ve kabul edilen adet birlikte tutulduğunda sonraki farklar daha kolay açıklanır. Süreç yalnızca kaydı kapatmakla tamamlanmaz. Eksik kalan ürün, reddedilen ürün ve teslimi tamamlanan ürün için ayrı takip yapılması satın alma sorumlusu ile depo ekibinin aynı tabloyu görmesini sağlar.
Bu Yazıdaki Terimler 1 Kavram
Kısa açıklamaları burada okuyabilir, ayrıntılar için sözlüğe geçebilirsiniz.
- Mal Kabul
- Mal kabul, tedarikçiden gelen ürünlerin depoda teslim alınması, sayılması, kalite ve belge kontrolünden geçirilmesi ve stok sistemine kaydedilmesi sürecidir.
Bu Konuda Nasıl Destek Oluyoruz?
AdPix’in bu alandaki hizmet kapsamını ve çalışma sürecini inceleyin.
ikas