Mal Kabul Nedir?

Mal kabul, depoya gelen sevkiyatın siparişe uygun olup olmadığının kontrol edildiği ilk adımdır. Araç geldiğinde irsaliye ve sipariş belgesi karşılaştırılır, ürünler sayılır, görsel olarak hasar kontrolü yapılır ve gerekirse kalite örneklemesi uygulanır. Uygun ürün stoğa alınır, uygunsuz olanlar için tutanak tutulur.

Kayıt işlemi doğru yapılmazsa stok bilgisi yanlış olur ve satış platformunda olmayan ürün satışa açılır. Bu yüzden mal kabul bilgisi depo yönetim sistemine hemen yansıtılmalıdır; belge tarafında e-irsaliye gibi kayıtlar eşleştirilir.

Hatalı mal kabul sonraki bütün adımlara yansır. Eksik sayılan ürün stoğu eksik gösterir, hasarlı ürün kabul edilirse müşteriye gider ve iade doğurur. Tedarikçiyle anlaşmazlıkta mal kabul tutanakları kanıt olur.

Hız da önemlidir: gelen ürün ne kadar çabuk kabul edilir ve rafa alınırsa satışa o kadar çabuk açılır. Karar noktası, kabul süresini ölçmek ve gecikmenin nedenini (belge, personel, alan) bulup gidermektir. Raf yerleşimi için depo raf adresleme düzeni önceden kurulmalıdır.

Lot ve seri numarası gerektiren ürünlerde kayıt kabul sırasında yapılmalıdır; bkz. lot ve parti takibi.

Süreç yazılı bir talimata bağlanmalı ve personel eğitimi verilmelidir. Aynı kontrol listesi her sevkiyatta uygulanırsa hata oranı düşer ve tedarikçi performansını karşılaştırmak için tutarlı veri elde edilir.

Ön sevkiyat bildirimi (advance shipping notice, ASN), tedarikçinin sevkiyattan önce gönderdiği ve hangi ürünün hangi miktarda geleceğini bildiren kayıttır. Bildirim sisteme alındığında mal kabul ekibi gelen ürünü elle girmek yerine beklenen sevkiyatla karşılaştırarak onaylar; depo da teslimattan önce yer ve personel hazırlığını yapabilir.

Depoya yerleştirme (putaway), kabul edilen ürünün rampadan depolama konumuna taşınmasıdır. Ürünün hangi konuma gideceği konum kurallarıyla belirlenir; birkaç yerleştirme görevi tek turda gruplanarak yürüme azaltılabilir. Kalite kontrolü gereken ürün, kontrol bitene kadar satılabilir stoğa alınmadan bekletilir.