Bağlantı Kurulması ve İş Sonucu
ERP bağlantısının kurulması, her sipariş türünün işletmenin beklediği şekilde aktarılacağını tek başına göstermez. T-Soft entegrasyon değerlendirmesinde kullanılan ödeme ve kargo seçenekleriyle birlikte mevcut ve yeni cari kayıtlarının denenmesini önerir. Bu yaklaşımın amacı yalnızca veri gönderildiğini görmek değildir. Siparişin doğru müşteriye, doğru ürün koduyla ve beklenen tutarla işlenmesi gerekir. Kabul incelemesinin başlangıcında hangi sistemin hangi bilgi için esas alınacağı belirlenir. Özellikle aynı alanın iki tarafta farklı biçimde tutulduğu durumlar ekipler arasında açıkça konuşulmalıdır.
Mevcut ve Yeni Müşteri Kayıtları
Kurgusal bir işletmede mağaza müşterisi ERP içinde zaten kayıtlı olabilir. Yeni sipariş geldiğinde ikinci bir cari kart açılması borç ve satış geçmişini parçalayabilir. Başka bir müşteri için ise henüz cari bulunmadığından yeni kayıt oluşması beklenebilir. Bu iki durum aynı örnekle sınanamaz. Eşleştirmede kullanılan müşteri kimlikleri ve adres alanları ayrı değerlendirilir. Benzer isimli iki kişinin tek kayda bağlanması da hatalıdır. Denemede kişisel veriler gelişi güzel çoğaltılmaz; yetkili ekibin belirlediği örnek kayıtlar ve kontrollü test hesapları kullanılır.
Ürün Satırlarının Muhasebe Kaydı
Siparişin toplamı doğru görünürken ürün satırlarının hatalı olması mümkündür. Örneğin iki farklı beden aynı ana ürün koduyla eşleşirse stok hareketi yanlış varyanta yazılabilir. İncelemede ürün kodu, miktar, birim, vergi bilgisi ve indirim dağılımı birlikte okunur. Varsayımsal bir siparişte bir ürünün ücretsiz hediye olması satırın tamamen kaybolmasını gerektirmez; muhasebe ve stok beklentisi önceden belirlenmelidir. Sipariş numarası üzerinden iki sistemdeki satırlar yan yana karşılaştırılır. Tek bir toplam tutarı eşleştirmek böyle bir farkı ortaya çıkarmaya yetmez.
Ödeme ve Kargo Çeşitliliği
İşletmenin kullandığı her ödeme yöntemi aynı ERP hesabına veya işlem türüne bağlanmayabilir. Kargo bedeli ve kapıda tahsilat gibi ek unsurlar da kayıt düzenini etkileyebilir. Kabul örnekleri gerçek kullanım çeşitliliğini temsil etmelidir; yalnızca en kolay senaryonun başarılı olması yeterli kabul edilmez. Bir örnekte standart kart ödemesi, diğerinde işletmenin gerçekten sunduğu alternatif yöntem incelenebilir. Burada amaç gerçek müşteriye gereksiz ödeme yaptırmak değildir. Testin canlı mali hareket üretip üretmediği entegrasyon ekibiyle belirlenir ve işlemler işletmenin yetkilendirdiği ortamda gerçekleştirilir.
Tekrar Aktarım ve Sonuç Kaydı
Bir aktarım geciktiğinde aynı siparişi tekrar göndermek kopya kayıt oluşturabilir. Bu nedenle yeniden denemeden önce ERP tarafında aynı sipariş numarasıyla kayıt bulunup bulunmadığı kontrol edilir. Kabul raporunda beklenen sonuç ve görülen sonuç kısa biçimde yazılır; yalnızca başarılı veya başarısız demek yerine farkın hangi alanda olduğu belirtilir. Örneğin müşteri doğru, ürünler doğru fakat kargo kalemi eksik şeklinde bir kayıt doğrudan inceleme yapılmasını sağlar. Entegrasyonun kabulü, bağlantı mesajından çok işletmenin örnek siparişlerini doğru ve izlenebilir şekilde işleyebilmesine dayanır.
Bu Yazıdaki Terimler 1 Kavram
Kısa açıklamaları burada okuyabilir, ayrıntılar için sözlüğe geçebilirsiniz.
- ERP
- ERP (Enterprise Resource Planning), stok, muhasebe, satın alma, satış ve depo süreçlerini tek veri tabanında yöneten kurumsal kaynak planlama sistemidir.
Bu Konuda Nasıl Destek Oluyoruz?
AdPix’in bu alandaki hizmet kapsamını ve çalışma sürecini inceleyin.
T-Soft