Sipariş Değişikliğinin Kapsamı
Tamamlanmış bir siparişin ürün veya tutar bilgilerini değiştirmek, satış sonrası operasyonun bir parçasıdır. T-Soft bu düzenlemeyi ilgili lisans kapsamındaki özellik üzerinden sunar. Müşterinin farklı ürün istemesi, miktarı azaltması veya ek hizmet talep etmesi yeni bir toplam doğurabilir. Düzenlemeye başlamadan önce müşterinin hangi değişikliği istediği açık olmalıdır. Ürün açıklamasındaki basit bir düzeltmeyle satın alınan ürünün değiştirilmesi aynı sonuçları yaratmaz. Özellikle sipariş hazırlanmışsa depoya ulaşmış eski bilginin nasıl durdurulacağı ve yeni bilginin nasıl iletileceği düşünülmelidir.
Eski ve Yeni Toplamın Okunması
Kurgusal bir siparişte iki ürünün biri çıkarılıyor fakat ücretsiz kargo koşulu da ortadan kalkıyor olsun. Yalnızca çıkarılan ürünün bedelini toplamdan düşürmek yeni sipariş tutarını doğru vermeyebilir. Ürün toplamı, indirim, kargo ve ek hizmetler ayrı ayrı karşılaştırılır. Değişiklik öncesi değerler korunarak yeni toplamın hangi kalemlerden oluştuğu açıklanabilir hale getirilir. Bu kayıt müşteriye yapılacak açıklamayı da kolaylaştırır. İşletmenin fiyatlandırma kararı ile panelin yeniden hesapladığı tutar uyuşmuyorsa farkın nedeni bulunmadan sipariş hazırlanması sürdürülmemelidir.
Tahsilat ve İade Kaydının Eşleşmesi
Sipariş toplamının azalması, müşterinin kartına kendiliğinden aynı tutarın iade edildiğini kanıtlamaz. Sipariş verisi ile ödeme sağlayıcısındaki hareket ayrı incelenir. Örneğin yeni toplam eski tahsilattan düşükse aradaki farkın hangi işlemle kapatıldığı anlaşılmalıdır. Bir tutar farkı görüldüğünde tekrar ödeme veya iade başlatmadan önce mevcut işlemlerin durumu teyit edilir. Böylece aynı fark için iki kez iade yapılması önlenir. Destek notunda ödeme sağlayıcısının işlem kimliği kullanılabilir; kart numarası gibi gereksiz hassas bilgiler çalışma notlarına eklenmez.
Depo ve Entegrasyonlara Yansıması
Siparişteki ürün değiştiğinde depodaki toplama listesi, kargo içeriği ve kullanılan ERP kaydı da etkilenebilir. Bu sistemlerin düzenlemeyi hangi koşullarda tekrar aldığı entegrasyona göre farklılaşabilir. Mağaza panelinde yeni ürünün görünmesi bütün sistemlerin güncellendiği anlamına gelmez. Varsayımsal bir senaryoda depo eski ürünü çoktan paketlemiş olabilir. Bu nedenle hazırlama durumunun anlaşılması, gerekiyorsa sevkiyatın durdurulması ve yeni ürün kodunun ekibe iletilmesi önemlidir. Aynı siparişin iki farklı içerikle işlem görmesini engellemek için değişiklikten sorumlu kişi belli olmalıdır.
Değişikliğin Tamamlandığını Anlama
İşlem, yeni toplam doğru görünürken açık tahsilat farkı bırakmamalıdır. Müşterinin talebi, güncel ürün listesi, ödeme hareketi ve hazırlanacak paket aynı sonuca işaret etmelidir. Son kontrolde eski ürünün çıkarıldığı, yeni ürünün miktarının doğru olduğu ve müşteriye gönderilen bilginin güncel içeriği anlattığı görülür. Fatura düzenlenmişse ilgili mali belge süreci yetkili ekipçe ayrıca değerlendirilir. Tutarı değiştiren bir ekran işlemi, belge düzeltmesini otomatik olarak tamamlamış kabul edilmez. Bu yaklaşım sipariş değişikliğini yalnızca kaydetme işlemi olmaktan çıkarıp operasyonel olarak sonuçlandırır.
Bu Yazıdaki Terimler 1 Kavram
Kısa açıklamaları burada okuyabilir, ayrıntılar için sözlüğe geçebilirsiniz.
- ERP
- ERP (Enterprise Resource Planning), stok, muhasebe, satın alma, satış ve depo süreçlerini tek veri tabanında yöneten kurumsal kaynak planlama sistemidir.
Bu Konuda Nasıl Destek Oluyoruz?
AdPix’in bu alandaki hizmet kapsamını ve çalışma sürecini inceleyin.
T-Soft