Ambalaj tedarikçinizden gelen e-posta, bu ayki faturanın yeni bir banka hesabına ödenmesini istiyor. İmza tanıdık, tutar beklediğiniz gibi ve önceki yazışmalar da iletinin altında yer alıyor. Yine de ödeme dosyasını hazırlayan kişinin elinde değişikliğin gerçekten tedarikçiden geldiğini gösteren bağımsız bir kayıt yok.
Teyit için hangi numara aranır?
Satın alma sorumlusu, sözleşmede veya önceden doğrulanmış cari kartta duran numarayı kullanabilir. Yeni numara da aynı e-postayla geldiyse iki bilgi aynı kaynaktan geliyor demektir. Muhataba açık fatura numarasını ve hesap değişikliğini ayrı ayrı sorun. Çalışanın yalnızca yeni hesabın son rakamlarını okuması ve karşıdan bir “evet” duyması, muhatabın kimliğini doğrulamaya yetmez.
Cari kart değişikliği ödemeye nasıl yansır?
Eski ve önerilen kaydı ayırın. Teyidi kimin hangi kayıtlı hattan aldığı ve hangi faturanın etkilendiği ödeme onayında görülsün. Örneğin satın alma birimi tedarikçiyi arar, muhasebe ise açık faturayı teyit edilen hesaba bağlar. Doğrulama sonuçlanmadıysa o faturayı bekleyenler listesine alın. Diğer tedarikçilerin doğrulanmış ödemeleri bağımsız ilerleyebilir.
Talimat bankaya iletildiyse ne yapılır?
İşletmenin kendi bankasına kayıtlı kanaldan ulaşın ve işlemin durumunu sorun. İşlem tarihiyle banka referansını hazır tutun. Bankanın geri çağırma olanağı işlemin durumuna bağlıdır. Bu arada cari kartı başka bir personelin tekrar kullanmasını önleyin. Ödeme bilgisine erişen eski ekip üyelerinin yetkilerini de gözden geçirin.
Tedarikçi Ödemeleri hakkında sık sorulan sorular
Tedarikçi eski yazışmaya yanıt verdiyse tekrar aramak gerekir mi?
Evet. Yazışma geçmişi faturayı bulmaya yardım eder. Hesap değişikliğini, daha önce işletme kaydınıza aldığınız iletişim kanalından ayrıca teyit edin.
Etiketler
- Mağaza Güvenliği
- Tedarikçi Ödemeleri
