Satın Alma Talebi (Purchase Requisition) Nedir?

Bir mağazanın depo ekibi gelecek ayın kampanyası için iki bin küçük kutu isterken müşteri hizmetleri de hasarlı koliler için beş yüz kutu isteyebilir. İki ayrı ihtiyaç olabilir. Kutular aynı depoya ve aynı tarihte gidecekse tek tedarik siparişinde toplanmaları maliyeti azaltabilir. Yalnızca iki formda aynı ürün adının bulunmasına bakarak kayıtlardan birini silmek ise taleplerden birini karşılıksız bırakabilir. İhtiyacı bildiren ekip, teslim noktası, istenen tarih ve kullanım amacı birlikte değerlendirilir.

Bütçe sahibi yalnız ilk bin kutuyu onaylamış olabilir. Tedarikçi seçilmeden ve satın alma siparişi gönderilmeden önce bekleyen bin kutu, depoya gelecek kesin stok gibi gösterilmemelidir. Özellikle mağazanın kampanya planı bu ambalaja bağlıysa kayıtların hangi aşamada olduğu önem taşır. Talebin açılması, yetkilinin onayı, siparişin iletilmesi ve ürünün kabulü farklı olaylardır. Gelen stok tahminine hangi aşamadaki miktarların verileceğini satın alma ekibi açıkça tanımlamalıdır.

Kutu ölçüsünün yanlış girildiği fark edildiğinde önce isteğin hangi satırının etkilendiğini bulun. Bir satır onaylanıp tedarik siparişine dönüşmüşken ilk formu düzenlemek karşı tarafa iletilmiş miktarı değiştirmeyebilir. Değişikliğin iki kayda da nasıl yansıdığını kontrol edin. Aynı talepte baskılı ve düz kutu bulunuyorsa teslimat notlarına genel bir değişiklik düşmek yeterli olmaz. Hangi satırın kapandığı, hangisinin yeni ölçüyle devam ettiği ve hangi depoya gideceği ayrı izlenebilmelidir.

Örneğin onay belgesine “mavi koli” yazılmış ama ürün kodu düz kahverengi koliyi gösteriyorsa siparişi göndermeden önce bu çelişki çözülmelidir. Bir satın alma anlaşması altında fiyatın tanımlanmış olması, talepte yazılan ihtiyacı veya miktarı kendiliğinden doğrulamaz. Renk için iç kod kullanılması aynı ambalajın yanlış siparişe dönüşme riskini azaltabilir.