Satın Alma Kaydının Amacını Belirleyin
Shopify satın alma siparişi; tedarikçi, ürün, miktar, maliyet ve ödeme koşulları gibi ticari bilgileri kaydeder. Bu kaydı hazırlamak, ürünlerin depoya fiilen geldiğini göstermez. Örnek olarak tedarikçiye yüz ürün sipariş edilmesiyle yüz ürünün satışa hazır olması aynı olay değildir. Kontrolde satın alma kaydını tedarikçinin onayıyla karşılaştırın; stok incelemesini ise fiziksel teslimat üzerinden yürütün. Sipariş belgesindeki miktarın doğrudan satılabilir stokta görünmesini beklemek, henüz teslim edilmemiş ürünü var kabul etmenize neden olabilir.
Bağlı Transferi ve Hedef Konumu İnceleyin
Sipariş Ordered durumuna getirildikten sonra mal hareketi için bağlı stok transferi oluşturulabilir. Teslim alma işlemi bu transfer üzerinden yürütülür. Örnek bir incelemede satın alma kaydı tamam görünürken bağlı transferin henüz kabul edilmemiş olması, stok farkını açıklayabilir. Hedef konumun doğru depoyu gösterdiğini kontrol edin. Yanlış konumda artan stok, mağazanın beklediği depoda eksik görünür. Kayıt numaralarını birlikte tutarak satın alma belgesiyle fiziksel hareketin hangi bağlantı üzerinden izlendiğini açık hale getirin.
Shopify Satın Alma Siparişlerini Oluşturma ve Yönetme
Kabul, Ret ve İptali Ayırın
Bağlı transferde kabul edilen ürünler hedef konumdaki kullanılabilir stoğa eklenir. Reddedilen miktar transfer kaydında izlenir fakat kullanılabilir stoğa eklenmez. Tedarikçiden hiç gönderilmeyen miktar için iptal seçeneği farklı bir durumu kaydeder. Örnek olarak otuz beklenen ürünün yirmi beşi sağlam, üçü hasarlı, ikisi gönderilmemişse otuzunun tamamını kabul etmek doğru stok sonucu üretmez. İşletmenin gerçek teslimat kaydını esas alın. Açıklama alanında miktarların neden farklı işlendiğini belirtmek sonraki mutabakatı kolaylaştırır.
Kısmi Teslimatı Eksik İşlemden Ayırın
Tüm beklenen miktarlar işlenmediğinde transfer devam eden durumda kalabilir. Tedarikçinin ürünü birden fazla gönderide teslim etmesi, tek seferde bütün miktarın kabul edilmesini gerektirmez. Örnek bir senaryoda ilk kolinin kabulünden sonra kalan koli yoldaysa, kalan miktarı tamamlanmış göstermek yerine gelişini ayrı izleyin. Sipariş miktarıyla kabul edilen miktar arasındaki farkı fiziksel teslimat durumuyla karşılaştırın. Tamamlanma durumunu düzeltmek amacıyla gerçekte gelmeyen ürünü kabul etmek, sonraki satışlarda stok açığı yaratabilir.
İki Kaydın Değişikliklerini Birlikte Kontrol Edin
Bağlı transfer ile satın alma siparişi oluşturulduktan sonra bağımsız düzenlenebilir; birindeki değişiklik diğerini kendiliğinden güncellemez. Bu nedenle sipariş miktarı değiştirildiğinde transfer miktarını ayrıca inceleyin. Örnek olarak tedarikçiyle anlaşılan miktar azaltılmış fakat transferde eski miktar kalmışsa, beklenen stok raporu gerçek anlaşmayı yansıtmayabilir. Bağlantıyı kaldırmanın da önceki kabul işlemlerini geri almadığını dikkate alın. Düzeltmede önce hangi kaydın yanlış olduğunu belirleyin; aynı stok farkı için birden fazla telafi işlemi yapmayın.
Maliyet ve Miktar Mutabakatını Ayrı Yapın
Tedarikçi ürün bedeli ile malı teslim almanın toplam maliyeti farklı olabilir. Bağlı gönderide ek maliyetlerin izlenebilmesi, miktar kabulünün doğruluğunu tek başına kanıtlamaz. Örnek kontrol tablosunda sipariş edilen, kabul edilen, reddedilen ve açık kalan adetleri ayrı sütunlarda tutun; maliyet kalemlerini başka sütunlarda inceleyin. Sonuçta fiziksel ürün sayımıyla hedef konumdaki stok hareketi uyumlu olmalıdır. Tedarikçiyle çözülecek hasar veya eksik koli konusunu, paneldeki sayıyı eşitlemek için görünmez hale getirmeyin.
Bu Konuda Nasıl Destek Oluyoruz?
AdPix’in bu alandaki hizmet kapsamını ve çalışma sürecini inceleyin.
Shopify