Üç Yönlü Fatura Eşleştirme (Three-Way Matching) Nedir?

Bir elektronik mağazası yüz klavye sipariş etmiş, ilk kamyondan seksen klavye teslim almış olsun. Tedarikçi yüz klavyenin tamamı için fatura göndermiş olabilir. Siparişle faturanın birim fiyatları aynı görünürken kabul edilen miktar fatura satırının tamamını karşılamaz. Muhasebenin ilk sorusu yirmi ürünün hiç gönderilmediği mi yoksa ikinci kamyondaki kabulün sisteme henüz girilmediği mi olmalıdır. Belgelere birlikte bakmak, gerçekten yapılmış ama kaydedilmemiş teslimatı yanlışlıkla tekrar sipariş etmeyi de önler.

Bir faturada iki farklı üründe ters yönde fiyat veya miktar hatası olabilir ve genel toplam doğru kalabilir. Örneğin iki klavye yerine iki daha ucuz fare alınmışsa iki satırın hataları birbiriyle kapanabilir. Sipariş, kabul ve faturadaki ürün kodlarıyla birimleri bu nedenle önem taşır. Ekip kargo gibi ek bedelleri ürün birim fiyatındaki farkla karıştırmamalıdır. Yazılımın tanımladığı toleranslar değişebilse de bir farkın sistemce kabul edilmesi, o farkın ticari gerekçesinin açıklandığı anlamına gelmez.

Tedarikçi iki depoya ayrı teslim edip ikisini tek faturaya bağlamışsa her mal kabul kaydının numarası ve kabul edilen net miktar bulunmalıdır. Bir teslimatta hasarlı ürün ayrıldıysa fiilen iyi durumda kabul edilen miktarı belirleyin. Fiyat farkının nedeni son anda değişmiş satın alma koşuluysa değişikliğin geçerliliğini onaylayan kaydı bulun. Bu üç belgenin eşleştirilmesi, kim tarafından hangi tarihte ödeme yapılacağını tek başına belirlemez. Ödeme onayı işletmenin ayrıca yürüttüğü adımdır.

Örneğin fatura dört koliyi, depo ise kırk sekiz adedi kaydetmiş olabilir. Aynı ürüne ait alım ölçü birimi ile kutunun içindeki adet doğrulandığında bu iki sayı uyumlu çıkabilir. Düzeltme kaydı açmadan önce miktarların gerçekten aynı birime çevrildiğine bakın.