IdeaSoft Ürün XML ve Excel Entegrasyonu: Toplu Yükleme, Varyant ve Stok Güncelleme

IdeaSoft'ta toplu ürün yükleme iki yoldan yapılır: Excel dosyası panelden yüklenir, tedarikçinin XML dosyası ise bağlantısıyla çekilir. İki yolda da ürünler stok koduyla eşleşir ve dosya yüklendikten sonra Katalog, Stok, Fiyat, Detay ve Resim güncelleme adımları çalıştırılır; dosyayı yüklemek tek başına ürünleri siteye işlemez. Stok güncellenmiyorsa nedeni çoğu zaman bu üç noktadan birindedir: stok kodu birebir eşleşmiyor, stok güncelleme adımı çalıştırılmamış ya da aynı ürünün stoğunu birden fazla sistem yazıyordur.

Yol	Ne Zaman Kullanılır	Paneldeki Yeri
Excel	Ürünleri kendiniz hazırlıyor ya da toplu düzeltiyorsanız	Entegrasyonlar > Entegrasyonlar > Excel
Tedarikçi XML	Ürün, stok ve fiyat tedarikçinin dosyasından geliyorsa	Entegrasyonlar > Entegrasyonlar, Dosya Çekme Menüsü
Ürün Tabanlı Güncelleme	Az sayıda ürünün stok ve fiyatını panelde düzeltmek için	Katalog > Ürünler > Daha Fazla

Excel ile toplu ürün yükleme

Excel şablonu boş bir dosyadan değil, mağazanın kendi çıktısından alınır: Entegrasyonlar > ideaOutput altında "Standart Katalog Çıktısı v3 (EXCEL)" satırından "Çıktıyı Al" denir. Bu dosyanın sütun başlıkları IdeaSoft'un beklediği başlıklardır ve değiştirilmez. Excel entegrasyonu mağazanın paketinde varsa kullanılabilir.

Dosya hazırlanırken IdeaSoft'un şu kurallarına uyulur:

• Biçim: dosya 97/2003 uyumlu .xls olarak kaydedilir; dosya adında Türkçe karakter bulunmaz.
• İçerik: hücrelerde formül ve filtre bulunmaz; boş bırakılan hücreler aktarılmaz.
• Fiyat: fiyatlar çıktıda KDV hariç gelir; dosyadaki bütün fiyatlar aynı KDV durumunda olmalıdır.
• Görseller: görsel sütunlarına yazılan adres tarayıcıda doğrudan görseli açmalıdır; JPEG, PNG ve WebP desteklenir.
• Dosya Boyu: büyük dosyalar parçalara bölünerek yüklenir.

Dosya Entegrasyonlar > Entegrasyonlar > Excel ekranındaki Kaynak Dosya Yükleme alanından yüklenir. Bu adım dosyayı yalnızca sunucuya aktarır; ürünler güncelleme adımları çalıştırılınca siteye işlenir.

Alan eşleme: hangi bilgi hangi sütuna yazılır

Excel dosyasındaki her sütun mağazadaki bir alana karşılık gelir. IdeaSoft'un açıkça zorunlu saydığı tek sütun stok kodudur (stockCode); diğer sütunlar ürüne hangi bilgiyi taşımak istediğinize göre doldurulur.

Bilgi	Sütun	Not
Stok Kodu	stockCode	Her ürün için tekil; eşleşme anahtarı
Ürün Adı	label	Ürünün mağazada görünen adı
Yayın Durumu	status	1 aktif, 0 pasif
Barkod	barcode	Varyantta ana üründen farklı olmalı
Fiyatlar	price1–price5	Hepsi aynı KDV durumunda
KDV	tax	Ürünün KDV oranı
Stok Adedi	stockAmount	Stok güncelleme adımıyla işlenir
Marka ve Kategori	brand, mainCategory, category, subCategory	Ürünün marka adı ve kategori basamakları
Görseller	picture1Path–picture8Path	Doğrudan görseli açan adres

Tedarikçiden ya da başka bir altyapıdan gelen dosyada bu bilgiler farklı başlıklarla durur. Eşleme tablosunu dosyayı dönüştürmeden önce yazmak, hangi bilginin nereden geleceğini ve hangisinin hiç gelmeyeceğini baştan gösterir. Stok kodu Excel'de sayı olarak açılırsa baştaki sıfırlar kaybolabilir; bu sorun IdeaSoft CSV dosyasında stok kodunun başındaki sıfırlar maddesinde anlatılır.

Stok kodu neden her şeyin anahtarıdır

IdeaSoft ürünleri stok koduyla eşleştirir. Dosyada mağazada zaten bulunan bir stok kodu geldiğinde yeni ürün açılmaz, mevcut ürün güncellenir; bu yüzden stok kodu her ürün için tekil olmalı ve dosyadan dosyaya değişmemelidir. Stok kodunu sonradan değiştirmek, bir sonraki yüklemede aynı ürünün yeni bir kayıt olarak açılmasına yol açabilir. Pazaryeri bağlantıları da aynı anahtarı kullanır: IdeaSoft, Hepsiburada entegrasyonunda en sık hatanın IdeaSoft stok kodunun Hepsiburada satıcı stok koduyla birebir aynı olmaması olduğunu ve Hepsiburada'nın stok kodlarını büyük harfle tuttuğunu belirtir.

Varyantlı ürünler

Renk ve beden gibi seçenekleri olan ürünlerde her varyant ayrı bir satırdır. Ana ürünün satırında rootProductStockCode sütunu 0 yazılır; varyant satırlarında bu sütuna ana ürünün stok kodu yazılır. Her varyantın kendi stok kodu (productStockCode) vardır ve diğerlerinden farklıdır; örneğin ABC123_1, ABC123_2. Varyant başlığı ve değeri numaralı sütunlara (variantName1, variantValue1 gibi) yazılır ve en çok beş varyant başlığı kullanılır. Gerçek sütun başlıkları için mağazanın dışa aktardığı dosyaya bakılır.

• Barkod: varyantın barkodu ana ürününkinden farklı olmalıdır.
• Stok: ana ürünün stoğu varyant stoklarının toplamıdır.
• Adımlar: yalnızca katalog güncellemesi çalıştırılırsa varyantlar boş stok, fiyat ve görselle açılır; stok, fiyat ve görsel adımları da çalıştırılmalıdır.

Güncelleme adımları ve sırası

Dosya yüklendikten ya da XML çekildikten sonra güncelleme menüsündeki adımlar sırayla çalışır: Katalog, Stok, Fiyat, Detay ve Resim. İlk yüklemede beş adımın hepsi gerekir. Sonraki yüklemelerde yalnızca değişen alanın adımı çalıştırılır; örneğin yalnızca stok adetleri değiştiyse stok güncellemesi yeterlidir. Stok adımı hiç çalıştırılmazsa ürünlerin stoğu "0" görünür.

Görselleri dosyadaki adreslerden çekmek için "Resimleri belirteceğim URL'den çek" seçeneği kullanılıyorsa görsel dosya adları stok kodlarıyla aynı olmalıdır.

Tedarikçi XML'i ile otomatik ürün akışı

Ürünleri, stokları ve fiyatları bir tedarikçinin XML dosyasından alıyorsanız dosya Entegrasyonlar > Entegrasyonlar ekranındaki Dosya Çekme Menüsü'ne bağlantısı yapıştırılarak çekilir. Kaynak Dosya Listesi son çekilen dosyayı, Yedek Kaynak Dosya Listesi bir önceki dosyayı gösterir; hatalı bir dosya geldiğinde önceki dosyaya dönülebilir. Başka bir firmanın XML dosyası mağazaya bağlanacaksa dosya bağlantısı destek kaydıyla IdeaSoft'a iletilir.

Güncelleme menüsündeki Fiyat Güncelleme adımında fiyat türü ve bir oran seçilebilir; tedarikçinin fiyatı bu oranla çarpılarak satış fiyatına çevrilir. "Fiyatı Hatalı Gelen Ürünleri Pasifleştir" seçeneği, dosyada fiyatı hatalı gelen ürünlerin satışa açık kalmasını önler. Stok güncellemesi, ürünlerin önce katalog güncellemesiyle mağazaya eklenmiş olmasını gerektirir.

Tedarikçinin dosyası IdeaSoft'un beklediği alanlarla birebir örtüşmüyorsa önce bir eşleme planı çıkarılır: hangi etiketin ürün adına, stok koduna, fiyata, stoğa ve görsele karşılık geldiği yazılır ve eksik alanlar belirlenir. Dosyanın mağazaya hangi yolla bağlanacağı, tedarikçinin dosyasına göre IdeaSoft desteğiyle netleştirilir.

Fiyat ve stoğu hangi sistem güncelleyecek

Toplu yüklemede en çok sorun çıkaran konu, aynı alanı birden fazla yerin yazmasıdır. IdeaSoft, XML'deki ürünlerde elle düzenlenen stok, fiyat ve görselin ilgili güncelleme çalıştığında ezildiğini belirtir; Hepsiburada bağlantısında ise stok senkronizasyonu çift yönlü ve otomatik çalışır. Yani panelde elle düzeltilen bir stok, bir sonraki XML güncellemesinde tedarikçinin sayısına döner; pazaryerinde satılan bir ürün de mağazanın stoğunu düşürür.

Bu yüzden entegrasyon kurulmadan önce her alanın sahibi yazılır:

• Ürün Bilgisi: ad, açıklama ve görselin kaynağı (tedarikçi XML'i mi, mağaza ekibi mi).
• Fiyat: satış fiyatının nerede belirlendiği (XML'deki oran mı, ERP mi, panel mi) ve kampanya fiyatını kimin girdiği.
• Stok: stoğun tek kaynağı (depo, ERP ya da tedarikçi) ve pazaryeri satışlarının bu kaynağa nasıl yansıdığı.

Pazaryeri bağlantısının IdeaSoft ile nasıl kurulacağı pazaryeri entegrasyonu kurulumu sayfamızda anlatılır.

Stok güncellenmiyorsa kontrol sırası

1. Stok Kodu: dosyadaki stok kodu mağazadaki kodla birebir aynı mı; boşluk, büyük-küçük harf ya da baştaki sıfır farkı var mı.
2. Stok Adımı: dosya yüklendikten sonra Stok Güncelleme adımı çalıştırıldı mı; çalıştırılmadıysa stoklar "0" görünür.
3. Katalog Adımı: ürün mağazada yoksa önce katalog güncellemesiyle eklenmiş mi; XML'de stok güncellemesi bunu gerektirir.
4. Boş Hücre ve Başlık: stok sütunu boş mu bırakıldı, ya da sütun başlığı değiştirildi mi; boş hücre aktarılmaz, değiştirilmiş başlık işlenmez.
5. Varyant Satırları: stok ana ürüne mi yazıldı; varyantlı üründe stok her varyantın kendi satırında tutulur ve ana ürünün stoğu toplamdır.
6. Başka Bir Sistem: pazaryeri bağlantısı, ERP ya da tedarikçi XML'i aynı stoğu sonradan yeniden yazıyor mu.

Panelde kaydedilen değişikliğin vitrine geç yansıması da stok sorunu gibi görünebilir; bu durum IdeaSoft'ta değişiklik görünmüyor: önbellek ve stok kontrolü maddesinde ele alınır.

Ürün verisini dışarı aktarma

Entegrasyonlar > ideaOutput altındaki çıktılar ürün verisini başka sistemlere verir; listede Google Merchant ve Facebook Katalog çıktıları da bulunur ve kullanılabilirlik pakete bağlıdır. Çıktı bağlantısı panelde ürün değiştikçe kendiliğinden güncellenir. Dışa aktarılan Excel dosyasını düzenleyip geri yüklemek ise siteyi kendiliğinden güncellemez; yükleme sonrasında güncelleme adımları çalıştırılır.

Ne zaman uzman desteği almalı

Birden fazla tedarikçiden XML alınıyorsa, aynı ürün hem mağazada hem pazaryerlerinde satılıyorsa ya da başka bir altyapıdan yüzlerce varyantlı ürün taşınacaksa alan eşlemesini ve stok sahipliğini yükleme başlamadan planlamak gerekir. Yeni bir mağazada bu iş IdeaSoft e-ticaret kurulumu kapsamında, yayındaki mağazada pazaryeri bağlantısıyla birlikte pazaryeri entegrasyonu kurulumu kapsamında yapılır.

İlgili sayfalar

• IdeaSoft e-ticaret kurulumu
• Pazaryeri entegrasyonu kurulumu
• IdeaSoft SEO ayarları
• KDV hesaplama aracı
• IdeaSoft Excel varyant aktarımı: stok ve fiyat neden eksik
• IdeaSoft Excel taşımasında ürün görsellerinin eksik kalması
• IdeaSoft XML güncellemesi elle düzenlenen verileri değiştiriyor
• IdeaSoft ürünlerinde stok kodu, barkod ve satış birimi
• IdeaSoft Hepsiburada bağlantısında mevcut ürünleri eşleştirmek

IdeaSoft XML ve Excel entegrasyonu hakkında sık sorulan sorular

IdeaSoft'a Excel ile ürün yükledim ama ürünler sitede görünmüyor, neden?

Dosyayı yüklemek ürünleri siteye işlemez, yalnızca dosyayı sunucuya aktarır. Yüklemeden sonra Katalog, Stok, Fiyat, Detay ve Resim güncelleme adımları sırayla çalıştırılmalıdır; ilk yüklemede beş adımın hepsi gerekir. Ürünlerin status sütununun 1 (aktif) olduğunu da kontrol edin.

Aynı stok koduyla tekrar yükleme yaparsam ürün kopyalanır mı?

Kopyalanmaz. IdeaSoft, dosyada mağazada zaten bulunan bir stok kodu geldiğinde yeni ürün açmaz, mevcut ürünü günceller. Bu yüzden stok kodu her ürün için tekil olmalı ve sonraki dosyalarda değiştirilmemelidir; değiştirilen kod yeni bir kayıt gibi işlenebilir.

Varyantlı ürünleri Excel ile nasıl yüklerim?

Her varyant ayrı satıra yazılır. Ana ürün satırında rootProductStockCode 0, varyant satırlarında ana ürünün stok kodudur; her varyantın kendi stok kodu ve ana üründen farklı barkodu olur. Varyant başlık ve değerleri numaralı sütunlara yazılır, en çok beş varyant başlığı kullanılır.

Panelde düzelttiğim stok neden eski hâline dönüyor?

Ürün tedarikçi XML'inden geliyorsa IdeaSoft elle düzenlenen stok, fiyat ve görselin ilgili XML güncellemesi çalıştığında ezildiğini belirtir. Pazaryeri bağlantısı da stoğu çift yönlü günceller. Her alanın tek bir sahibi belirlenmeli ve düzeltme o kaynakta yapılmalıdır.

XML entegrasyonunda fiyatı kâr oranıyla nasıl artırırım?

XML güncelleme menüsündeki Fiyat Güncelleme adımında fiyat türü ve bir oran seçilir; tedarikçinin fiyatı bu oranla çarpılarak satış fiyatına çevrilir. "Fiyatı Hatalı Gelen Ürünleri Pasifleştir" seçeneği de dosyada fiyatı hatalı gelen ürünlerin satışa açık kalmasını önler.