e-Fatura Kontörü Nedir?
e-Fatura kontörü, özel entegratörlerin e-fatura, e-arşiv fatura ve e-irsaliye gibi belgeleri saymak için kullandığı, paketle satılan kullanım birimidir.
Diğer Adları: Kontör Fatura, Fatura Kontörü, e-Fatura Kontör, e-Arşiv Kontör, Kontör Nedir
e-Fatura Kontörü Nasıl Kullanılır?
Gelir İdaresi Başkanlığı e-fatura uygulamasının üç yolla kullanılabildiğini söyler: GİB'in portalı, işletmenin kendi yazılımıyla doğrudan entegrasyon ve özel entegratör. Kontör mevzuatta tanımlı bir kavram değildir; özel entegratörlerin hizmeti ölçmek ve faturalamak için kullandığı ticari bir birimdir.
İşletme entegratörden belirli sayıda kontör içeren bir paket alır. Her belge düzenlendiğinde paketten kontör düşer. Hangi belgenin kaç kontör harcadığı, gelen belgelerin sayılıp sayılmadığı ve kullanılmayan kontörün ne kadar süre geçerli kaldığı entegratörün sözleşmesinde yazar; bu koşullar entegratörden entegratöre farklıdır.
Sözleşmede kontörle ilgili okunacak başlıklar:
- E-fatura, e-arşiv fatura ve e-irsaliye için ayrı paket mi, ortak paket mi kullanıldığı.
- Gelen e-faturaların ve iptal edilen belgelerin kontör düşürüp düşürmediği.
- Kontörün geçerlilik süresi ve süre dolunca kalan kontörün durumu.
- Kontör bitmeden önce uyarı verilip verilmediği.
E-Ticaret İşletmesi Kontör İhtiyacını Nasıl Tahmin Eder?
Sipariş başına en az bir fatura düzenlenir. İade edilen siparişte iade faturası, irsaliyeyle gönderilen siparişte e-irsaliye de eklenir. Aylık sipariş sayısı ile sipariş başına düşen belge sayısı çarpılarak yaklaşık ihtiyaç bulunur. Kampanya ve özel gün dönemlerinde sipariş arttığı için hesap en yoğun ayın sipariş sayısıyla yapılır.
Pazaryeri siparişlerinin faturası da aynı entegratör üzerinden düzenleniyorsa bu siparişler toplama katılır. Faturaların siparişten otomatik oluşması için mağaza, pazaryeri ve muhasebe programının bağlanması gerekir; bu bağlantı muhasebe, ERP ve e-fatura entegrasyonu sayfasında anlatılır.
Kontör Kullanımında Sık Yapılan Hatalar
- Kontörün bittiğini sipariş anında fark etmek. Paket bitince yeni belge gönderilemez; yoğun dönemde faturalar gecikir.
- Yalnızca giden faturaları saymak. Sözleşmeye göre gelen belge, iade faturası ya da e-irsaliye de kontör harcayabilir.
- Geçerlilik süresine bakmamak. İhtiyaçtan çok büyük alınan paketin bir kısmı süresi dolunca kullanılamayabilir.
e-Fatura Kontörü Hakkında Sık Sorulan Sorular
Kontör bittiğinde e-fatura düzenlenebilir mi?
Kontör bittiğinde entegratör üzerinden yeni belge gönderilemez; gönderim, yeni paket tanımlanana kadar durur. Bu yüzden çoğu işletme kalan kontör belirli bir sayının altına indiğinde uyarı alacak şekilde hesabını ayarlar ve paketi yoğun dönemden önce yeniler.
GİB'in kendi portalında kontör kullanılır mı?
Kontör, özel entegratörlerin hizmetini ölçtüğü ticari bir birimdir; mevzuatta tanımlı değildir. GİB'in portalı ve doğrudan entegrasyon, özel entegratörden ayrı kullanım yöntemleridir. Hangi yöntemin işletmeye uygun olduğu fatura sayısına ve otomasyon ihtiyacına göre seçilir.