Stok Sayımı Nedir?
Stok sayımı, depodaki ürünlerin fiziksel adedinin sayılarak sistem kayıtlarıyla karşılaştırılması ve farkların düzeltilmesi işlemidir.
Stok Sayımı Nasıl Yapılır?
Sayım iki biçimde yürütülür: tüm deponun belirli bir günde sayıldığı genel sayım ve ürün gruplarının dönüşümlü sayıldığı döngüsel sayım. Genel sayımda satış durdurulabilir; döngüsel sayım ise faaliyeti kesmeden her gün küçük bir bölümü kontrol eder. İki yöntemde de sayılan miktar sistem miktarıyla karşılaştırılır ve fark nedenleri araştırılır.
Formül: stok doğruluk oranı = kayıtla uyuşan kalem sayısı / sayılan kalem sayısı x 100. Örnek (varsayımsal): 200 kalem sayılmış ve 190’ı kayıtla uyuşmuşsa doğruluk yüzde 95’tir. Doğruluk arttıkça stok senkronizasyonu güvenilir hâle gelir.
Sayımın sonunda fark çıkan kalemler için üç adım izlenir: önce tekrar sayım, ardından hareket kayıtlarının incelenmesi, sonunda nedenin belgelenmesi. Ancak bu adımlardan sonra sistem kaydı düzeltilir. Doğrudan düzeltme, hatanın kaynağını gizler ve aynı farkın sürekli geri gelmesine neden olur.
- Sayım öncesi mal kabul ve sevkiyatı tamamlayın.
- Sayımı yapan ve kaydı giren kişiyi ayırın.
- Fark nedenini kayda geçirmeden düzeltmeyin.
Stok Sayımı Neden Önemlidir?
Kayıtla gerçek stok arasındaki fark, satılamayan sipariş, iptal ve satıcı kaynaklı iptal olarak geri döner. Fazla görünen stok iptal yaratır, eksik görünen stok ise satış kaybettirir. Ayrıca bilançodaki stok değeri ve satılan malın maliyeti doğru hesaplanamaz.
Sayım yalnızca farkı bulmakla kalmaz, fark nedenlerini de gösterir: hırsızlık, hasar, yanlış toplama ya da kayıt hatası. Bu bilgi süreçlerin iyileştirilmesine yardım eder. Mali açıdan zorunlu sayım yükümlülükleri için güncel mevzuat kontrol edilmelidir.
Sayım sonuçları tedarikçi ve depo performansı için de bilgi sağlar; sürekli eksik çıkan bir ürün, mal kabul sırasında eksik teslim alındığını gösterebilir.
Stok Sayımında Sık Yapılan Hatalar
- Sayım sırasında hareketi durdurmamak. Aynı ürün iki kez sayılır.
- Sadece toplamı kontrol etmek. Kalem bazlı hata gizlenir.
- Farkı nedensiz düzeltmek. Aynı hata tekrar eder.
- Sayımı yılda bire bırakmak. Hata uzun süre birikir.
Stok Sayımında Döngüsel Sayım ve Stok Düzeltmesi
Döngüsel sayım eldeki stoğu tam fiziksel sayım yerine sürekli olarak denetler; operasyon durmadan her gün bir bölüm sayılır. Kısmi konum sayımıyla sayım bir konumun yalnızca bir bölümüne de daraltılabilir.
Sayım farkı stok düzeltmesiyle sisteme işlenir. Düzeltme bir neden koduyla kaydedilirse farklar sonradan incelenebilen veriye dönüşür ve hasar, kayıp ya da kayıt hatası ayrı ayrı izlenir. Shopify’da eldeki miktar düzeltildiğinde satılabilir miktar da aynı ölçüde değişir; hasarlı ürün ise satılabilir stoktan satışa kapalı stoğa taşınarak ayrılır.
Stok Sayımı Hakkında Sık Sorulan Sorular
Stok sayımında fark çıkınca kayıt nasıl düzeltilir?
Fark çıkan kalem önce yeniden sayılır, sonra hareket kayıtları incelenir ve neden belgelenir; sistem kaydı ancak bundan sonra düzeltilir. Düzeltme hasar, kayıp ya da kayıt hatası gibi bir neden koduyla işlenirse farklar sonradan incelenebilir.
Döngüsel sayım ile genel sayım arasındaki fark nedir?
Genel sayım tüm depoyu bir günde sayar, döngüsel sayım ürün gruplarını sırayla kontrol eder.
Stok sayımı ne sıklıkla yapılmalıdır?
Sıklık ürün çeşidine ve hareket hızına bağlıdır; hızlı ürünler daha sık sayılır. Zorunlu sayım için güncel mevzuata bakılmalıdır.