Lot ve Parti Takibi Nedir?
Lot ve parti takibi, aynı üretim grubundan gelen ürünlerin parti numarasıyla kaydedilerek hangi ürünün hangi müşteriye gittiğinin izlenebilmesini sağlayan stok yönetimi yöntemidir.
Diğer Adları: Lot Takibi, Parti Takibi, Batch Tracking, Lot Tracking
Lot ve Parti Takibi Nasıl Yapılır?
Her üretim ya da alım grubuna bir parti numarası verilir. Mal kabulde bu numara, son kullanma ya da üretim tarihiyle birlikte kaydedilir; depoda raf adresine bağlanır. Sipariş hazırlanırken sistem hangi partiden ürün seçildiğini yazar ve müşteriyle eşleştirir.
Takip, barkod okuyucu ve depo yönetim sistemi ile yapılır. Küçük işletmelerde tablo da kullanılabilir; ancak sipariş hacmi arttıkça elle takip hataya açıktır. Stok çıkışında FIFO ya da son kullanma tarihine göre kural belirlenir.
Takibin işe yaraması için kayıt bütünlüğü gerekir: mal kabul, raf yerleşimi, sipariş toplama ve çıkış kaydının her adımında aynı parti numarası kullanılmalıdır. Zincirin bir halkası bile eksikse geri çağırma sırasında etkilenen müşteri listesi güvenilir çıkmaz.
- Parti numarasını ürün ve kolide okunur biçimde etiketleyin.
- Parti bilgisini sipariş kaydında saklayın.
- Farklı partileri aynı rafta karıştırmayın.
Lot ve Parti Takibi Neden Önemlidir?
Gıda, kozmetik, takviye ve elektronik gibi kategorilerde bir üründe sorun çıktığında yalnızca etkilenen partiyi geri çağırmak mümkün olur. Takip yoksa tüm stok şüpheli sayılır, maliyet ve itibar kaybı büyür. Ayrıca ayıplı mal talebinde ürünün hangi partiden geldiği kanıt olarak kullanılabilir.
Yasal gereklilikler ürün kategorisine göre değişir; hangi ürünlerde izlenebilirlik zorunlu olduğunu güncel mevzuattan kontrol etmek gerekir.
Partiye bağlı fiyat ve indirim kararları da mümkündür: son kullanma tarihi yaklaşan parti, kampanya ile önce satılacak şekilde işaretlenebilir.
Lot ve Parti Takibinde Sık Yapılan Hatalar
- Partiyi mal kabulde kaydetmemek. Sonradan geriye dönük takip imkânsızdır.
- Raf karışıklığı yaratmak. Yanlış parti gönderilir.
- Takip bilgisini müşteri siparişine bağlamamak. Geri çağırmada etkilenen müşteri bulunamaz.
- Son kullanma tarihini izlememek. Süresi geçen ürün satışa çıkar.
Lot ve Parti Takibinde GS1 Kodları ve İzlenebilirlik
GS1 sisteminde parti ya da lot numarası (10), son kullanma tarihi (17) ve tavsiye edilen tüketim tarihi (15) ayrı uygulama tanımlayıcılarıyla taşınır; tarihler yıl, ay ve gün sırasıyla altı hanedir. Tek tek izlenen ürünlerde seri numarası (21) kullanılır. Bu alanlar koli ve paletlerde GS1-128, ürün ambalajında GS1 DataMatrix gibi iki boyutlu kodlarla basılır; okuyucu her alanı ayrı kaydettiği için parti ile tarih karışmaz.
Son kullanma tarihi takibinde iki tarih ayrı tutulur: son kullanma tarihi ile tavsiye edilen tüketim tarihi farklı alanlardır ve stok çıkış kuralının hangisine göre çalışacağı belirlenir. İzlenebilirlik, parti ve seri bilgisinin siparişle eşleşmesiyle kurulur; GS1 Digital Link aynı anahtarları web adresine bağlayarak izlenebilirlik bilgisine erişimi kolaylaştırır.
Lot ve Parti Takibi Hakkında Sık Sorulan Sorular
Lot ve parti takibi ürün geri çağırmada nasıl işe yarar?
Sorunlu ürünün parti numarası bilinirse yalnızca o partiden ürün alan müşteriler bulunur ve geri çağırma onlarla sınırlı kalır. Takip yoksa bütün stok şüpheli sayılır.
Her ürün için parti takibi gerekir mi?
Gerekliliği ürün kategorisi ve mevzuat belirler; gıda ve kozmetikte yaygındır. Güncel yükümlülük kontrol edilmelidir.
Parti takibi için hangi araç gerekir?
Barkod okuyucu ve depo yönetim yazılımı idealdir; küçük hacimde düzenli bir tablo da başlangıç olabilir.