Ticimax E-Posta Ayarları: Gönderici, Şablon, Alan Adı ve İzin

Ticimax e-posta ayarları, mağazanın müşteriye gönderdiği sipariş, kargo, üyelik ve şifre maillerini, bülten ve kampanya gibi toplu mailleri ve bu maillerin hangi adresten, hangi altyapıyla gittiğini belirler. Sistem mailleri ile toplu mailler ayrı yerlerde yönetilir; sipariş durumu maillerinin gitmesi için yeni mail sisteminin açık ve ilgili durumun aktif olması gerekir. Otomatik maillerin çalışması için alan adı uzantılı bir e-posta hesabı sistemle paylaşılır. Maillerin gelen kutusuna ulaşması ise alan adının kimlik doğrulama kayıtlarına, kampanya maillerinde de alıcının onayına bağlıdır.

Konu	Bakılacak Nokta
Sistem Mailleri	Üyelik, şifre, iade ve stok alarmı gibi otomatik maillerin şablonu ve içeriği
Sipariş Durumu Bildirimleri	Yeni mail sisteminin açık olması ve her sipariş durumunun aktif ya da pasif ayarı
Gönderici Hesabı	Alan adı uzantılı hesabın sistemle paylaşılması, gönderim adresi ve gönderen adı
Toplu Mail	Yalnızca onay veren üyeler ve bülten kayıtlıları; büyük listede gönderimin yolu
Alan Adı Doğrulaması	SPF, DKIM ve DMARC kayıtlarının alanın bütün gönderenlerini kapsaması
Ticari İleti	Kampanya mailinde önceden alınmış onay ve İYS kaydı

Ticimax mağazasının gönderdiği e-posta türleri

Ticimax'ın destek belgeleri iki ayrı e-posta türü anlatır. Birincisi sistemden kendiliğinden giden maillerdir: üyelik, şifre hatırlatma, iade talebi, stok alarmı, fiyatı düşünce haber ver ve tamamlanmamış sipariş bildirimi bu gruptadır. İkincisi mağazanın seçtiği listeye gönderdiği toplu maillerdir. İki türün şablonları ayrı yerlerde düzenlenir; bu yüzden tasarım değişikliğinden sonra iki tür ayrı ayrı kontrol edilir.

Sipariş durumu mailleri, sistem maillerinden ayrı olarak Bildirim Şablon Yönetimi'nde yönetilir; sipariş durumu SMS'leri de aynı yerdedir. Belgeye göre bu bölümün çalışması için mail sistemi ayarında Yeni Mail Sistemi seçeneğinin açık olması gerekir. Her sipariş durumunun aktif ya da pasif ayarı vardır ve müşteriye yalnızca aktif edilen durumlarda otomatik mail gider. Kargoya verildi bildirimi gelmiyorsa ilk bakılacak yer, o durumun aktif olup olmadığıdır.

Bazı mailler ayrı bir ayara bağlıdır. Destek talebi yanıtlandığında müşteriye mail gitmesi kendi ayarıyla açılır. Üyelik e-posta onayı açıksa üyelik, kayıtta yazılan adrese giden doğrulama bağlantısına tıklanınca tamamlanır; bu mail ulaşmazsa müşteri üyeliğini tamamlayamaz. Siteye özel kampanyada kazanılan hediye çeki de sipariş sonrası otomatik maille gönderilir.

Sepet ve ödeme hatırlatma modülü e-posta, SMS ve WhatsApp kanallarından gönderim yapar; hatırlatma geçmişini, kanal bazında performansı ve başarılı ya da hatalı gönderim sayısını raporlar. Sepet hatırlatmasında hediye çeki de tanımlanabilir. SMS şablonlarının çalışması için önce bir SMS firmasıyla entegrasyon gerekir; bu konu Ticimax sistem SMS metninde entegrasyon durumu maddesinde anlatılır.

Ticimax e-posta ayarlarında gönderici adresi ve mail altyapısı

Otomatik maillerin hangi adresten gideceğini iki ayar belirler: sistemle paylaşılan e-posta hesabı ve mail ayarlarındaki gönderici bilgileri. Ticimax'ın belgesine göre alan adı uzantılı hesaplardan biri sistemle paylaşılmadıkça otomatik mailler çalışmaz. Mail ayarlarında servis sağlayıcısı, gönderim yapılacak adres ve alıcının göreceği gönderen adı seçilir. Hesabın şifresi değiştiğinde SMTP şifresinin mail ayarında da güncellenmesi gerekir; güncellenmezse hesap webmailde çalışırken sistem mailleri gitmeyebilir. Hesap açık olduğu hâlde sistem mesajı gitmiyorsa Ticimax e-posta hesabı açık ama sistem mesajı gitmiyor maddesine bakın.

Mail altyapısının nerede durduğu da ayrıca bilinmelidir. Ticimax'ın belgesine göre alan adınızın başına "mail." eklenen adreste webmail açılıyorsa mail altyapısı Ticimax'tadır. Alan adı için başka bir sağlayıcıdan e-posta hizmeti alınıyorsa o sağlayıcı mail ayarlarında ayrıca tanımlanır. Site henüz ticimax.net ya da ticimaxdemo.com uzantılı bir alt alan adında yayındaysa mail ayarı yapılmaz; ayar, kendi alan adına geçildikten sonra yapılır.

Sipariş mailleri ile iletişim formundan gelen mailler farklı adreslere yönlendirilebilir. Sipariş e-posta alanı zorunlu değildir; boş bırakılırsa iki tür mail aynı adrese gelir. Satış ve müşteri hizmetleri ayrı kişilerdeyse bu ayrım, sipariş bildirimlerinin genel gelen kutusunda gözden kaçmasını önler.

E-posta şablonlarında bakılacak noktalar

Ticimax'ta sistem ve bildirim şablonlarının içeriği HTML kabul eder ve her şablonda o maile özgü hazır parametreler bulunur. Şablonun standart hâli ayrı bir düğmeyle görüntülenebilir; düzenleme sonrası bir şey bozulursa karşılaştırma bu standart sürümle yapılır. Bildirim şablonlarında önizleme gerçek bir sipariş numarasıyla alınabilir; örnek veriyle düzgün görünen şablonun gerçek siparişte nasıl çıktığı böyle görülür.

Şablonlarda koşul, döngü ve "varsa göster" yapıları kullanılabilir: siparişteki ürünler döngüyle tekrarlanır, ödeme tipine göre farklı metin koşulla gösterilir, hediye çeki gibi her siparişte olmayan alanlar yalnızca varsa görünür. Parametre, şablonun içerik tipine uymuyorsa ya da döngünün dışında kullanılmışsa mailde boş gelebilir. Boş gelen alan Ticimax e-posta şablonunda boş gelen parametreler, ürün döngüsü ise Ticimax bildiriminde ürün döngüsü ve koşullu alan maddesinde anlatılır.

Mailin görünüşüyle ilgili iki sorun Ticimax'ın belgelerinde yazılıdır. Standart yapıda giden maillerde Ticimax logosu görünür; mağaza logosu, dosya yönetimindeki standart logo dosyası kendi logonuzla değiştirilince gelir. Toplu mail şablonundaki görsel adreslerinin başına alan adı eklenmezse görseller mailde kırık görünebilir. İki sorun da mail müşteriye ulaştıktan sonra fark edildiği için şablon değişikliğinden sonra kendi adresinize bir deneme maili göndermek yararlıdır.

SPF, DKIM ve DMARC kayıtlarının görevi

Alıcı sunucular, bir mailin gerçekten gönderen alan adından gelip gelmediğini alan adının DNS'te yayımladığı kayıtlarla denetler. SPF, DKIM ve DMARC bu kayıtların üçüdür. SPF, alan adı adına posta göndermeye yetkili sunucuları ilan eder. DKIM, iletiyi alan adı adına kriptografik imzayla imzalar; alıcı imzayı alanın yayımladığı açık anahtarla doğrular. DMARC ise SPF ya da DKIM denetimini geçemeyen iletiye ne yapılacağını bildirir: işlem yapılmaması, iletinin karantinaya alınması ya da reddedilmesi.

DMARC denetiminin geçmesi için SPF ya da DKIM'den birinin geçmesi ve doğrulanan alan adının iletinin From alanındaki alan adıyla uyumlu olması gerekir. Google'ın e-posta gönderen yönergelerine göre kişisel Gmail hesaplarına gönderen herkes SPF ya da DKIM kurmalıdır; günde 5.000 ya da daha fazla ileti gönderenler üçünü birden kurmalı ve pazarlama maillerinde tek tıkla abonelikten çıkışı desteklemelidir. Kimliği doğrulanmayan ileti spam olarak işaretlenebilir ya da reddedilebilir.

SPF kaydında alan adı adına mail gönderen bütün hizmetler bulunmalıdır: mağaza altyapısı, toplu mail firması ve ofiste kullanılan e-posta hizmeti. Google'a göre SPF kaydına girmeyen üçüncü taraf gönderenin iletilerinin spam sayılma olasılığı yüksektir. Kayıtlar mail altyapısının bulunduğu yere göre yönetilir; mail altyapısı Ticimax'taysa kayıtların durumu Ticimax desteğiyle, başka bir sağlayıcıdaysa o sağlayıcıyla birlikte kontrol edilir.

E-postaların spam klasörüne düşme nedenleri

Google'ın gönderen yönergeleri spam klasörüne düşmenin nedenlerini birkaç başlıkta toplar: eksik kimlik doğrulaması, paylaşılan IP adresinin itibarı, istenmeyen iletilere gelen şikâyetler, yanıltıcı konu ya da gönderen adı, iletimde TLS şifrelemesinin olmaması ve kurallara uymayan ileti başlıkları. Paylaşılan bir IP adresinden gönderiliyorsa o adresi kullanan bütün gönderenlerin etkinliği itibarı etkiler. Google, Postmaster Tools'a bildirilen spam oranının %0,3'ün altında tutulmasını ister.

Liste tarafında da Google'ın yönergesi açıktır: mail yalnızca almak isteyenlere gönderilmeli, kayıtta e-posta adresi teyit edilmeli, birden fazla kez geri dönen adresler listeden çıkarılmalıdır. Ticimax'ta toplu mail yalnızca e-posta almak için onay veren üyelere ve e-bülten kayıtlılarına gider. Bülten listesi sitedeki bülten alanına kayıt olanlardan oluşur, Excel'e aktarılabilir ve listeden üye silinebilir; listenin kapsamı Ticimax e-posta bülteninde liste ve gönderim kapsamı maddesinde anlatılır.

Ticimax, aynı şablonun günde 500'den fazla kişilik bir listeye gönderileceği durumda gelen kutusuna ulaşma oranını korumak için listenin Excel'e aktarılmasını ve gönderimin bir mailing firması üzerinden yapılmasını önerir. Bu durumda gönderen firma da alanın SPF kaydına girmelidir; girmezse kampanya maili, sipariş mailleri düzgün giderken spam klasörüne düşebilir. E-posta teslim edilebilirliği bu nedenle her gönderen için ayrı izlenir.

Alan adı taşıma sonrası maillerin durması

Alan adının DNS yönlendirmesi Ticimax'a yapıldığında mail sistemi de Ticimax'ın mail altyapısına geçer. Kendi mail adresini başka bir sağlayıcıda kullanan mağazada bu, site açılırken maillerin çalışmayı bırakması olarak görülür. Ticimax'ın belgesine göre eski mail altyapısıyla devam edilecekse o altyapıya ait MX, CNAME ve SPF gibi kayıtlar listelenerek Ticimax'a talep açılır; kayıtlar eklendikten sonra eski altyapı kullanılmaya devam eder.

Taşımadan önce mevcut mail sağlayıcısının bütün DNS kayıtlarının listesini almak, bu talebi hazırlamayı kolaylaştırır. Web kayıtlarıyla e-posta kayıtlarının ayrımı ve yetkili DNS panelinin bulunması Ticimax DNS taşımasında e-posta ve yetkili panel maddesinde anlatılır.

Ticari ileti, işlem bildirimi ve İYS ayrımı

6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun'a göre ticari elektronik ileti alıcıya ancak önceden onayı alınarak gönderilebilir; esnaf ve tacirlere önceden onay alınmadan gönderilebilir. Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik, satın alma ve teslimat bildirimlerini, devam eden üyelikle ilgili bildirimleri, borç ve tahsilat hatırlatmalarını onay gerektirmeyen iletiler arasında sayar; ancak bu bildirimlerde bir mal ya da hizmet özendirilemez, tanıtımı yapılamaz.

Yönetmelik'in saydığı örneklere göre sipariş durumu, kargo, şifre hatırlatma ve üyelik mailleri bildirim niteliğindedir; bülten ve kampanya mailleri ticari iletidir. Sipariş mailinin şablonuna kampanya ya da ürün önerisi bölümü eklemek, bildirimi tanıtım içeren bir iletiye çevirebilir. Sepet hatırlatması Yönetmelik'te ayrıca sayılmaz; ürünü yeniden tanıtan ya da hediye çeki sunan bir hatırlatma ticari amaç taşıyorsa onay gerektirebilir. Bu sınıflandırmayı kendi gönderimleriniz için hukuk danışmanınızla birlikte değerlendirin.

İleti Yönetim Sistemi (İYS), onayların ve ret bildirimlerinin kaydının tutulduğu sistemdir; kuralları Kanun ve Yönetmelik koyar. Yönetmelik'e göre ticari ileti göndermek isteyen İYS'ye kaydolur ve İYS'de onayı bulunmayan alıcıya ticari ileti gönderilemez. Ticimax'ın İYS entegrasyonu, yeni üye geldiğinde ya da üyenin bilgisi değiştiğinde değişikliği İYS'ye taşır; İYS'de kaldırılan izin de müşterinin hesabım sayfasına yansır. Entegrasyon için mağazanın İYS'ye kayıtlı olması, Ticimax'ın markaya yetkilendirilmesi ve İYS kodlarının panele girilmesi gerekir.

Kampanya mailinde bazı bilgiler zorunludur. Yönetmelik'e göre iletinin niteliği anlaşılmıyorsa e-postanın konu bölümünde "tanıtım", "kampanya" ya da "bilgilendirme" gibi belirleyici bir ibare yer alır; indirim ve hediye gibi promosyonlar açıkça belirtilir; tacirler için MERSİS numarası ve ticaret unvanı iletide bulunur. Her ticari iletide alıcıya, iletinin geldiği kanaldan kolay ve ücretsiz ret imkânı sunulur.

Bu yazı genel bilgilendirme içindir, hukuki görüş yerine geçmez.

Mail ulaşmıyorsa bakılacak noktalar

Sorunun mailin hiç gönderilmemesi mi, gönderilip spam klasörüne düşmesi mi olduğunu ayırmak için şu noktalara bakılır:

• Sistemle Paylaşılan Hesap: Alan adı uzantılı hesaplardan biri sistemle paylaşılmış ve mail ayarında gönderici olarak seçilmiş olmalıdır.
• Yeni Mail Sistemi ve Durum Ayarı: Sipariş durumu maillerinde Yeni Mail Sistemi açık, ilgili sipariş durumu aktif olmalıdır.
• SMTP Şifresi: Hesabın şifresi değiştiyse mail ayarındaki şifre de güncellenmiş olmalıdır.
• Alan Adı: Site hâlâ Ticimax'ın alt alan adındaysa mail ayarı yapılamaz.
• Mail Altyapısı: DNS Ticimax'a yönlendirildiyse eski sağlayıcının kayıtlarının eklenip eklenmediğine bakılır.
• Kimlik Doğrulama Kayıtları: SPF kaydı alanın bütün gönderenlerini kapsamalı, DKIM ve DMARC kayıtları yayımlanmış olmalıdır.
• Liste ve Gönderim Yolu: Toplu mail yalnızca onaylı alıcılara gider; büyük listede gönderimin yolu ayrıca seçilir.

Hatırlatma maillerinde modülün gönderim sonuç raporu başarılı ve hatalı gönderimleri ayrı gösterir; hatalı gönderim sayısındaki artış, sorunun gönderim aşamasında olduğuna işaret eder.

Uzman desteği gerektiren durumlar

Mail sorunları gönderici hesabı, alan adının DNS kayıtları, şablonlar ve izin kayıtları arasında dağıldığı için tek bir ayarla çözülmeyebilir. AdPix, Ticimax danışmanlığı kapsamında mağazanın gönderici hesabını, mail altyapısının nerede durduğunu, sipariş ve sistem şablonlarını ve alan adının SPF, DKIM ve DMARC kayıtlarını inceler; eksikleri Ticimax desteği ya da alan adının DNS sağlayıcısıyla birlikte giderir. Bülten, kampanya ve sepet hatırlatma gönderimlerinin kurgusu ve izin düzeni e-posta ve SMS pazarlaması hizmetinde ele alınır.

Ticimax e-posta ayarları için diğer rehberler

• E-posta ve SMS pazarlaması
• SPF, DKIM ve DMARC nedir
• Ticimax sistem e-postasında gönderici seçimi
• Ticimax DNS taşımasında e-posta kayıtları
• E-ticaret e-posta pazarlaması rehberi
• Ticimax danışmanlığı ile e-ticaret operasyonu

Ticimax e-posta ayarları hakkında sık sorulan sorular

Ticimax maillerinde neden Ticimax logosu görünüyor?

Ticimax'ın belgesine göre standart yapıda giden maillerde Ticimax logosu görünür. Mağazanın kendi logosunun maillerde çıkması için dosya yönetimindeki standart logo dosyasının, aynı adı taşıyan kendi logo dosyanızla değiştirilmesi gerekir. Değişiklikten sonra sonucu kendi adresinize gelen bir mailde görebilirsiniz.

Ticimax mail ayarı alt alan adındaki sitede yapılabilir mi?

Hayır. Ticimax'ın belgesine göre site ticimax.net ya da ticimaxdemo.com uzantılı bir alt alan adında yayındayken mail ayarları yapılmaz. Alan adı uzantılı kurumsal e-posta ve gönderici ayarı, site kendi alan adına geçirildikten sonra yapılır.

Ticimax'ta SPF, DKIM ve DMARC kayıtlarına kim bakar?

Kayıtlar mail altyapısının bulunduğu yere göre kontrol edilir. Ticimax'ın belgesine göre DNS Ticimax'a yönlendirildiğinde mail sistemi Ticimax altyapısına geçer; bu durumda kayıtların durumu Ticimax desteğiyle birlikte kontrol edilir. Eski mail sağlayıcısıyla devam ediliyorsa o altyapının MX, CNAME ve SPF kayıtları Ticimax'a talep açılarak bildirilir.

Sipariş e-postası için müşteriden onay gerekir mi?

Yönetmelik, satın alma ve teslimat bildirimlerini onay aranmayan iletiler arasında sayar; ancak bu iletilerde ürün ya da hizmet tanıtılamaz. Bülten ve kampanya maili ise ticari elektronik iletidir; önceden alınmış onay ve İYS'de kayıtlı izin gerekir. Sipariş mailine kampanya bölümü eklemeden önce bu sınırı göz önünde bulundurun.

Ticimax toplu mail kimlere gönderilir?

Ticimax'ın belgesine göre toplu mail yalnızca e-posta almak için onay veren üyelere ve e-bülten listesine kayıtlı kişilere gönderilir. Aynı şablon günde 500'den fazla kişilik bir listeye gidecekse Ticimax, gelen kutusuna ulaşma oranını korumak için gönderimin bir mailing firması üzerinden yapılmasını önerir.