KEP e-İmza e-Tebligat: Şirket Kuran Satıcıya Hangisi Zorunlu

KEP, e-İmza ve e-Tebligat üç ayrı araçtır ve biri ötekinin yerini tutmaz. KEP, gönderimi ve teslimi hukuken ispatlanabilen nitelikli e-postadır; e-İmza, bir kişinin kimliğini doğrulayan ve elle atılan imzayla aynı hukuki sonucu doğuran imzadır; e-Tebligat ise resmî bildirimin kâğıt yerine elektronik adrese yapılmasıdır. Limited ya da anonim şirket kuran satıcı için elektronik tebligat Tebligat Kanunu'na göre zorunludur ve adres kuruluşta MERSİS bilgileriyle oluşur. KEP için Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu'na (BTK) göre genel bir kullanım zorunluluğu yoktur; e-İmza ise sicil işlemlerini elektronik ortamda yapmak ve KEP'ten ileti göndermek için gerekir.

Araç	Ne İşe Yarar	Kime Zorunlu	Kimden Alınır
KEP	İletinin gönderildiğini, ulaştığını ve okunduğunu ispatlar	Genel zorunluluk yok; tüzel kişinin KEP rehberinde bulunması zorunlu	BTK'nın yetkilendirdiği KEP hizmet sağlayıcıları
E-İmza	Kimliği doğrular; elle atılan imzayla aynı hukuki sonucu doğurur	Sicile elektronik başvuruda ve KEP'ten gönderimde gerekir	BTK'nın listelediği elektronik sertifika hizmet sağlayıcıları
UETS E-Tebligatı	Yetkili makamların tebligatını alır	Bütün özel hukuk tüzel kişileri; gerçek kişide isteğe bağlı	PTT oluşturur; şirkette MERSİS bilgisiyle
Vergi E-Tebligatı	Vergi idaresinin tebligatını alır	Kurumlar vergisi mükellefleri ve gerçek usulde vergilendirilen gelir vergisi mükellefleri	Bağlı olunan vergi dairesine bildirimle

Bu yazı genel bilgilendirme içindir, hukuki görüş yerine geçmez.

KEP, e-İmza ve e-Tebligat arasındaki fark

Üç araç da elektronik ve resmî sayıldığı için sık karıştırılır; oysa her biri ayrı bir işi görür. KEP Yönetmeliği KEP'i, elektronik iletilerin gönderimi ve teslimatı dahil kullanımına ilişkin hukuki delil sağlayan, elektronik postanın nitelikli şekli olarak tanımlar. BTK'ya göre sistem, iletinin göründüğü kişi tarafından gönderilip gönderilmediğini, alıcıya ulaşıp ulaşmadığını ve ne zaman ulaştığını, okunup okunmadığını kanıtlar. Terimin tanımı sözlükteki KEP nedir maddesindedir.

Elektronik İmza Kanunu'na göre güvenli elektronik imza, elle atılan imzayla aynı hukuki sonucu doğurur. Kanun imza sahibini gerçek kişi olarak tanımlar: e-İmza bir şirkete değil, bir kişiye verilir. Nasıl çalıştığı e-İmza nedir maddesinde anlatılır.

e-Tebligat ise iki ayrı sistemden yürür: PTT'nin Tebligat Kanunu'na göre işlettiği Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi (UETS) ve Vergi Usul Kanunu'nun 107/A maddesine dayanan vergi idaresinin elektronik tebligat sistemi. İkisinde de tebligat, elektronik adrese ulaştığı tarihi izleyen beşinci günün sonunda yapılmış sayılır. Kavramın kendisi e-Tebligat nedir maddesindedir.

PTT'nin açıklamasına göre UETS 1 Ocak 2019'da devreye girince KEP sistemindeki tebligat hizmeti kaldırıldı. Bugün KEP adresleri e-tebligat için kullanılmaz, UETS için de KEP adresi gerekmez. Bir KEP hesabı açmış olmak, şirketin e-tebligat adresini kullanıma açtığı anlamına gelmez.

KEP adresi kime zorunludur

BTK'nın açıklamasına göre KEP sistemine ilişkin düzenlemelerde kullanıma ilişkin genel bir zorunluluk yoktur. Aynı açıklamaya göre e-Yazışma kapsamındaki kamu kurumları KEP ile gelen yazışmayı kabul edecek altyapıyı kurar ve ilgili taraflara KEP adresi kullanma zorunluluğu getirebilir.

Türk Ticaret Kanunu'nda KEP'in açıkça anıldığı yerlerden biri tacirler arasındaki ihtarlardır. Kanun'un 18. maddesine göre karşı tarafı temerrüde düşürmeye, sözleşmeyi feshe ya da sözleşmeden dönmeye ilişkin ihbar ve ihtarlar noter, taahhütlü mektup, telgraf ya da güvenli elektronik imzalı KEP ile yapılır. Bu hükümde KEP, sayılan dört yoldan biridir; tacir öteki yolları da seçebilir.

Zorunluluğa yaklaşan iki kural vardır. BTK'ya göre tüzel kişilerin KEP rehberinde bulunması zorunludur, bireysel kullanıcı için rehber kaydı isteğe bağlıdır. Ticaret Bakanlığı ise e-ticaret sitesinin ana sayfasında, iletişim başlığı altında tebligata elverişli bir KEP adresinin bulunmasını ister; bu kural tacirden de esnaftan da aranır. Bu yüzden kendi sitesinden satış yapacak satıcı için KEP adresi, şirket türünden bağımsız olarak pratikte gereklidir.

KEP adresi almak ve hesabı kullanmak

KEP hesabı, BTK'nın yetkilendirdiği KEP hizmet sağlayıcılarından biri aracılığıyla alınır; güncel liste BTK'nın sitesinde yayımlanır ve başvuru ücreti sağlayıcıya göre farklıdır. KEP Yönetmeliği'ne göre tüzel kişinin bilgileri MERSİS numarasıyla doğrulanır ve şirket, hesabı kullanacak işlem yetkililerini yetki belgeleriyle bildirir. Tüzel kişinin hesabı, işlem yetkilisinin güvenli elektronik imzalı onayı alındıktan sonra açılır.

Hesap açıldıktan sonra şu kurallar geçerlidir:

• Gönderim İçin E-İmza: BTK'ya göre KEP'ten ileti göndermek için elektronik imza gerekir; hesabı yalnızca ileti almak için kullanan kişide elektronik imza aranmaz.
• Kapalı Sistem: KEP yalnızca KEP hesapları arasında çalışır; genel e-posta ya da kurum e-posta adresleriyle KEP üzerinden yazışılmaz.
• Devredilemeyen Hesap: KEP hesabı devredilemez; tüzel kişi işlem yetkilisini istediği zaman değiştirebilir.
• Delil Gücü: KEP Yönetmeliği'ne göre KEP kayıtları ve delilleri senet hükmündedir ve aksi ispat edilinceye kadar kesin delil sayılır; hesapla yapılan işlemin hukuki sonucu hesap sahibinde doğar.
• Gelen İletinin Kontrolü: Gelen iletiyi kontrol etmek hesap sahibinin ya da işlem yetkilisinin işidir. Mücbir sebep dışında hesaba erişilmezse, o iş günü gelen ileti ertesi iş günü ulaşmış ve okunmuş kabul edilir.
• Kapatılan Hesap: Kapatılan hesap en az üç ay erişime açık kalır, geçmişe yönelik silinemez ve başkasına yeniden verilmez.

e-İmza şirkette nerede gerekir

e-İmza kişiye verildiği için şirket adına kullanılacak imza, imza yetkilisinin kendi adına üretilir. Türk Ticaret Kanunu'nun 1526. maddesine göre şirket adına imza yetkisi olanlar, kendi adlarına üretilen güvenli elektronik imzayla şirket namına imza atabilir. Sertifikada kişinin adıyla birlikte temsil ettiği tüzel kişinin adı yazılır ve bu husus tescil ve ilan edilir.

Şirket tarafında e-İmzanın gerektiği başlıca yerler şunlardır:

• Ticaret Sicili Başvuruları: Ticaret Sicili Yönetmeliği'ne göre sicil işlemleri MERSİS üzerinden yürür ve elektronik ortamdaki başvurunun güvenli elektronik imzayla yapılması zorunludur. Noter onayı aranan bir belge güvenli elektronik imzayla imzalanırsa ayrıca noter onayı aranmaz.
• KEP'ten İleti Göndermek: KEP hesabından gönderim elektronik imzayla yapılır; şirketin KEP'ten ihtar ya da yazı gönderecek yetkilisinin e-İmzası olması gerekir.
• Elektronik Ortamdaki Şirket İşlemleri: Türk Ticaret Kanunu'na göre ticaret şirketleri ve diğer tacirler, Kanun'un zorunlu tuttuğu bütün işlemleri elektronik ortamda güvenli elektronik imzayla da yapabilir.

e-İmzanın sınırları da vardır. Elektronik İmza Kanunu'na göre kanunların resmî şekle ya da özel merasime bağladığı işlemler ve bazı teminat sözleşmeleri güvenli elektronik imzayla yapılamaz. Türk Ticaret Kanunu da poliçe, bono ve çek gibi senetlerin güvenli elektronik imzayla düzenlenemeyeceğini söyler.

Nitelikli elektronik sertifika, BTK'nın listelediği elektronik sertifika hizmet sağlayıcılarından alınır. BTK'nın açıklamasına göre Kamu Sertifikasyon Merkezi yalnızca kamu çalışanlarına, Emniyet Genel Müdürlüğü Sertifikasyon Merkezi ise yalnızca kendi bünyesine sertifika verir. Özel sektördeki bir satıcı e-İmzasını listedeki öteki sağlayıcılardan birinden alır.

Mali mühür ile e-İmza farkı

Mali mühür, e-İmzanın şirket sürümü değildir; ayrı bir sertifikadır. Kamu Sertifikasyon Merkezi'ne göre mali mühür sertifikası sahibinin vergi kimlik numarasını ve unvanını taşır; e-Fatura ve mevzuatın izin verdiği diğer belgeler bununla mühürlenir. Mali mühür hizmetini vermeye yetkili tek kuruluş Kamu Sertifikasyon Merkezi'dir. Sertifika üç yıl geçerlidir ve akıllı kartta ya da donanım güvenlik modülünde (HSM) bulunur.

Fark kısaca şudur: e-İmza bir kişinin kimliğini ve iradesini gösterir, mali mühür ise bir işletmenin mali belgesinin kaynağını ve bütünlüğünü güvenceye alır. Şirket adına sicil başvurusu yapan ya da KEP'ten ihtar gönderen yetkili kendi e-İmzasını kullanır; e-Fatura gibi mali belgeler mali mühürle mühürlenir. Hangi e-belge başvurusunda hangisinin kullanılacağı şirket türüne ve seçilen yönteme göre değişir; bu kararı mali müşavirinizle verin. Belgelerin kendisi e-Fatura nedir ve e-Arşiv fatura nedir maddelerinde anlatılır.

UETS ile vergi e-Tebligatı farkı

Şirket iki ayrı e-Tebligat kanalını izler. Birincisi PTT'nin UETS'sidir: Tebligat Kanunu'nun 7/a maddesi, kanunla kurulanlar dahil bütün özel hukuk tüzel kişilerine tebligatın elektronik yolla yapılmasını zorunlu tutar. PTT'ye göre UETS'de yalnızca kamu kurumları, noterler ve barolar gibi Tebligat Kanunu'ndaki yetkili makamlar gönderici olabilir; şirket bu sistemden tebligat gönderemez.

İkincisi vergi idaresinin sistemidir. Vergi Usul Kanunu'nun 1 Temmuz 2026'dan beri yürürlükte olan 107/A maddesine göre kurumlar vergisi mükellefleri, ticari, zirai ve mesleki kazançları nedeniyle gerçek usulde vergilendirilen gelir vergisi mükellefleri ve kollektif ile adi komandit şirketler Hazine ve Maliye Bakanlığı'nın kurduğu elektronik tebligat sistemini kullanmak zorundadır. Limited ve anonim şirket kurumlar vergisi mükellefi olduğu için bu kapsamdadır. Bu metin yürürlüğe girmeden önce sisteme katılmış olanlar yeniden başvuru yapmadan devam eder.

Konu	UETS (PTT)	Vergi E-Tebligatı
Dayanak	Tebligat Kanunu md. 7/a ve Elektronik Tebligat Yönetmeliği	Vergi Usul Kanunu md. 107/A ve 456 Sıra No'lu VUK Genel Tebliği
Gönderen	Tebligat Kanunu'ndaki yetkili makamlar	Vergi idaresi
Kime Zorunlu	Bütün özel hukuk tüzel kişileri; gerçek kişide isteğe bağlı	Kurumlar vergisi mükellefleri, gerçek usulde vergilendirilen gelir vergisi mükellefleri, kollektif ve adi komandit şirketler
Adresin Oluşması	PTT oluşturur; şirkette MERSİS bilgisiyle	Vergi dairesine yapılan bildirimle
Tebliğ Anı	Adrese ulaştığı günü izleyen beşinci günün sonu	Aynı kural

İki sistemde de bildirim e-postasının ya da kısa mesajın gelmemesi tebligatın geçerliliğini etkilemez. Gelen evrakı açmamak da sonucu değiştirmez: beşinci günün sonunda tebligat yapılmış sayılır ve cevap ya da itiraz süreleri o günden işlemeye başlar.

Şirket kuruluşunda ve sonrasında hangi kayıt gerekir

Ticaret Bakanlığı'na göre şirket kuruluşu MERSİS üzerinden elektronik ortamda yürür ve ticaret sicili müdürlüğü kuruluşta tek temas noktasıdır. Kuruluşta potansiyel vergi numarası MERSİS'ten alınır ve tescille vergi numarasına dönüşür; SGK e-bildirge yetkilisinin bilgisi de MERSİS'e girilir ve SGK'ya iletilir. Bakanlık, kuruluşun tamamen elektronik ortama taşınması çalışmalarında sona gelindiğini ve bu çalışma tamamlandığında e-İmza ya da mobil imzayla şirket kurulabileceğini açıklar. Aynı açıklamaya göre limited şirket sözleşmesindeki imzalar ticaret sicili müdürlüğünde tasdik edilir.

UETS adresi için şirketin ayrıca başvuru yapması gerekmez. Ticaret Bakanlığı'na göre şirket bilgileri MERSİS üzerinden PTT'ye iletilir, PTT'nin oluşturduğu adres MERSİS'e gönderilir ve şirketin MERSİS sayfasında görünür. Adres, tüzel kişinin sistem numarasına göre tek olarak oluşturulur, 15 haneli bir rakamdır ve kullanıcı tarafından belirlenemez. PTT'ye göre adres aktive edilene kadar tebligat iletimine elverişli değildir; tüzel kişide aktivasyonu işlem yetkilisi yapar.

Elektronik Tebligat Yönetmeliği'ne göre tüzel kişi adresle ilgili işlemler için en az bir, en çok on ana işlem yetkilisi belirler; ana işlem yetkilisi de alt işlem yetkilisi tanımlayabilir. PTT'ye göre sisteme e-Devlet, e-İmza ya da mobil imzayla girilebilir ve alıcı için elektronik imza zorunlu değildir.

Vergi tarafında 456 Sıra No'lu VUK Genel Tebliği'ne göre yeni kurulan kurumlar vergisi mükellefi, işe başlama tarihini izleyen 15 gün içinde elektronik tebligat talep bildiriminde bulunur. Bildirimin nasıl yapılacağını ve Kanun'daki son değişiklikten sonraki uygulamayı vergi dairesinden ya da mali müşavirinizden teyit edin.

Kuruluştan sonra KEP ve e-İmza ihtiyacı işin akışına göre ortaya çıkar: kendi sitesinden satış yapacak satıcı iletişim bölümünde KEP adresi gösterir, sicil değişikliğini elektronik ortamda yapacak yetkili e-İmza kullanır. Siparişin faturalanması ve muhasebe programıyla bağlantı ise ayrı bir iştir; bu tarafı e-ticaret muhasebe entegrasyonu yazısı anlatır.

Şahıs işletmesinde durum

Şahıs işletmesinin sahibi bir gerçek kişidir ve Tebligat Kanunu'nun elektronik tebligatı zorunlu tuttuğu özel hukuk tüzel kişileri arasında yer almaz. Bu yüzden UETS adresi şahıs işletmesi için isteğe bağlıdır: isteyen gerçek kişiye adres verilir ve tebligat o zaman elektronik yolla yapılır.

Vergi tarafı farklıdır. Ticari kazancı gerçek usulde vergilendirilen şahıs işletmesi, Vergi Usul Kanunu'na göre vergi idaresinin elektronik tebligat sistemini kullanmak zorundadır. 456 Sıra No'lu Tebliğ'e göre gerçek kişi mükellef bu başvuruyu mükellefiyet açılırken yapar. Kazancı basit usulde belirlenen satıcı zorunlu kapsamda sayılmaz; kendi durumunuzu mali müşavirinizle kontrol edin.

KEP ve e-İmza için şirket türü belirleyici değildir. Kendi sitesinden satış yapan esnaf da iletişim bölümünde tebligata elverişli KEP adresi gösterir; KEP'ten ileti göndermek isteyen kişi e-İmza edinir. Hangi işletme türünün sizin için uygun olduğunu ve iki türün öteki farklarını şahıs şirketi mi limited şirket mi yazısı anlatır.

Kuruluştan sonra sık yapılan hatalar

• UETS Adresini Aktive Etmemek: Aktivasyon bekleyen adres tebligat iletimine elverişli değildir; işlem yetkilisinin bu adımı tamamlaması gerekir.
• Bildirime Güvenmek: Bildirim için e-posta ve telefon bilgisi kaydedilir, ama bildirimin gelmemesi ya da geç gelmesi tebligatı geçersiz kılmaz.
• İki Kanaldan Birine Bakmak: UETS ile vergi e-Tebligatı ayrı sistemlerdir; birini düzenli açmak ötekine gelen evrakı göstermez.
• KEP'i Tebligat Kutusu Sanmak: UETS'ye gelen tebligat KEP hesabına düşmez; KEP hesabı olan şirket de UETS adresini ayrıca izler.
• KEP Hesabına Bakmamak: Hesaba erişilmediği gün gelen ileti, ertesi iş günü ulaşmış ve okunmuş sayılır.
• Yetkili Değişikliğini Atlamak: KEP'te işlem yetkilisi, UETS'de ana işlem yetkilisi şirketin bildirdiği kişilerdir; yetkili değişince bu tanımların da güncel tutulması gerekir.
• Vergi Şifrelerini Paylaşmak: 456 Sıra No'lu Tebliğ'e göre muhatap, kullanıcı kodunu, parolasını ve şifresini korumakla yükümlüdür.

Uzman desteği gerektiren durumlar

KEP, e-İmza ve e-Tebligat kayıtları şirketin yetkilileri ve mali müşaviriyle düzenlenir; mağazanın satışa hazırlanması ise bu kayıtlarla aynı dönemde yürüyebilir. AdPix, e-ticaret kurulumu hizmetinde altyapıyı seçer, temayı markaya göre düzenler, ürünleri ve kategorileri yükler, kargo ve entegrasyon ayarlarını yapar ve ETBİS kaydında yol gösterir. Siparişlerin muhasebe programına aktarılması ve faturanın e-Fatura ya da e-Arşiv olarak düzenlenmesi gerekiyorsa AdPix, muhasebe, ERP ve e-fatura entegrasyonu hizmetinde mağazayı kullandığınız programa bağlar ve aktarımı deneme aktarımıyla sınar. Satış başladıktan sonra AdPix, e-ticaret danışmanlığı kapsamında seçilen pakete göre mağaza yönetimi, SEO ve reklam çalışmalarını yürütür.

KEP, e-İmza ve e-Tebligat için diğer rehberler

• E-ticaret kurulumu
• Muhasebe, ERP ve e-fatura entegrasyonu
• Şahıs şirketi mi limited şirket mi
• E-ticarette Bağ-Kur
• MERSİS nedir
• ETBİS nedir

KEP, e-İmza ve e-Tebligat hakkında sık sorulan sorular

KEP adresi almak zorunlu mu?

BTK'ya göre KEP kullanımına ilişkin genel bir zorunluluk yoktur. Ancak tüzel kişilerin KEP rehberinde bulunması zorunludur ve kamu kurumları ilgili taraflara KEP adresi kullanma zorunluluğu getirebilir. Ticaret Bakanlığı da e-ticaret sitesinin iletişim bölümünde tebligata elverişli KEP adresi ister.

Limited şirketin UETS adresi nasıl oluşur?

Şirket kurulurken bilgileri MERSİS üzerinden PTT'ye iletilir; PTT 15 haneli adresi oluşturur ve adres şirketin MERSİS sayfasında görünür. Şirket ayrıca adres başvurusu yapmaz, fakat işlem yetkilisi aktive edene kadar adres tebligat iletimine elverişli değildir.

Vergi e-Tebligatına kimler katılmak zorunda?

Vergi Usul Kanunu'nun 107/A maddesine göre kurumlar vergisi mükellefleri, gerçek usulde vergilendirilen gelir vergisi mükellefleri ve kollektif ile adi komandit şirketler katılmak zorundadır. Kapsam dışındakiler talep ederek katılabilir. İşletmenizin durumunu mali müşavirinizle kontrol edin.

e-İmza ile mali mühür aynı şey mi?

Hayır. Nitelikli e-İmza bir gerçek kişiye bağlıdır ve BTK'nın listelediği sertifika hizmet sağlayıcılarından alınır. Mali mühür işletmenin vergi kimlik numarasını ve unvanını taşır, yalnızca Kamu Sertifikasyon Merkezi tarafından verilir ve e-Fatura gibi mali belgeleri mühürler.

Şirket adına e-İmzayı kim kullanır?

e-İmza şirkete değil kişiye verilir. Türk Ticaret Kanunu'na göre şirket adına imza yetkisi olan kişi, kendi adına üretilmiş güvenli elektronik imzayla şirket namına imza atar. Sertifikada kişinin adıyla birlikte temsil ettiği şirketin adı da yer alır ve bu husus tescil ve ilan edilir.