Ön Muhasebe Programları: E-Ticaret Satıcısı İçin Seçim Ölçütleri

Ön muhasebe programları, işletmenin günlük alış, satış, gider, stok ve cari hesap kayıtlarını tutan ve faturayı e-Fatura ya da e-Arşiv olarak düzenleyen yazılımlardır; yasal defterleri ve beyannameyi ise mali müşavir hazırlar. E-ticaret satıcısı bir program seçerken dört şeye bakar: e-belge kapsamı ve entegratör, kullandığı altyapıya ve pazaryerlerine bağlantı, stok ve kullanıcı yönetimi, mali müşavirine veri aktarımı. Aşağıdaki tablolar Paraşüt, BizimHesap, Logo İşbaşı, Mikro ve Luca'nın bu özelliklerini kendi sayfalarında yazdığı kadarıyla gösterir; fiyat ve sıralama içermez.

Bu yazı genel bilgilendirme içindir, hukuki görüş yerine geçmez.

Ön muhasebe ile mali müşavirin tuttuğu defterin farkı

Ön muhasebe, işin günlük kaydıdır: hangi ürünün kime satıldığı, hangi faturanın kesildiği, hangi alışın yapıldığı ve stokta ne kaldığı belgeleriyle düzenli tutulur. Sözlükteki ön muhasebe nedir maddesine göre bu kayıtlar, resmî defterlerin tutulması için mali müşavire hazır hâle getirilir. Yasal defterler ve beyanname ise mali müşavirin işidir.

Program sayfaları da bu ayrımı gösterir. Mikro Run kendini pratik bir ön muhasebe çözümü olarak tanımlar ve paketinde e-Defter yer almaz; Mikro Jump ise genel muhasebe ve sabit kıymet gibi kapsamları ek modül olarak, e-Defter'i de e-Dönüşüm çözümleri arasında sunar. Luca'nın ürünleri farklı bir gruptadır: Luca Net kendini KOBİ ticari yazılımı olarak tanıtır, Luca Mali Müşavir ayrı bir üründür ve Luca'nın ürün sayfalarında ön muhasebe programı diye tanıtılan bir ürün görünmez.

Bu yüzden program seçimi satıcının tek başına vereceği bir karar değildir. Program, mali müşavirin kayıtları alabileceği biçimde veri vermelidir; hangi programın işletmenize uyduğunu mali müşavirinizle birlikte belirleyin.

E-ticaret satıcısı için e-Fatura ve e-Arşiv zorunluluğu

Gelir İdaresi Başkanlığı'nın 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği iki ayrı eşik koyar. Genel kurala göre brüt satış hasılatı 2022 ve sonraki hesap dönemleri için 3 milyon TL ve üzeri olan mükellefler e-Fatura'ya geçer. Kendi internet sitesinde, pazaryerinde ya da başka bir elektronik ortamda mal veya hizmet satan mükellefler için eşik 500 bin TL'dir; bu eşiği sağlayan satıcı, ilgili hesap dönemini izleyen yedinci ayın başına kadar e-Fatura ve e-Arşiv Fatura uygulamalarına geçer. Eşiğin altındaki satıcı isteğe bağlı olarak geçebilir.

Tebliğ, e-Arşiv uygulamasına dahil olmayan mükellefler için de bir kural koyar: vergiler dahil tutarı belirli bir sınırı aşan faturalar kâğıtla değil e-Arşiv Fatura olarak, GİB portalı ya da özel entegratör aracılığıyla düzenlenir. Bu sınır ve geçiş tarihleri tebliğ değişiklikleriyle sık güncellendiği için kendi durumunuzu mali müşavirinizle kontrol edin. Ticari kazancı basit usulde belirlenenler ve işletme hesabı esasına göre defter tutanlar için bu tarih 1 Ocak 2027'dir. Kâğıt fatura düzenlenirse Vergi Usul Kanunu'nun 353. maddesindeki ceza hükmü uygulanır. İşletme türlerinin vergi ve defter farkını şahıs şirketi mi limited şirket mi yazısı anlatır.

Bazı program sayfalarında geçiş eşikleri hâlâ eski rakamlarla yazılıdır. Güncel kural tebliğin kendisidir; işletmenizin hangi tarihte geçeceğini mali müşavirinizle hesaplayın. Siparişin hangi durumda faturalandığını, pazaryeri siparişinin faturasını ve internet satışı faturasında bulunması gereken bilgileri e-ticaret muhasebe entegrasyonu yazısı ayrıntılı anlatır.

Özel entegratör, GİB portalı ve e-Defter

509 Sıra No.lu Tebliğ özel entegratörü, e-belgelerin oluşturulması, imzalanması ve iletilmesi konusunda mükelleflere hizmet verecek teknik yeterliğe sahip olan ve test ve değerlendirme süreçlerinden sonra Gelir İdaresi Başkanlığı'ndan izin alan kuruluş olarak tanımlar. GİB'in eBelge sitesine göre e-Fatura üç yöntemle kullanılır: özel entegrasyon, bilgi işlem sisteminin doğrudan entegrasyonu ve GİB portalı. Portal yöntemi ücretsizdir. Başvuru elektronik imza araçlarıyla yapılır: tüzel kişiler mali mühür, gerçek kişiler nitelikli elektronik sertifika kullanır. Terimin ayrıntısı özel entegratör nedir maddesindedir.

Ön muhasebe programları e-belgeyi farklı yollarla sunar ve bunu sayfalarında farklı açıklıkta yazar. Mikro Yazılım kendini özel entegratör statüsünde tanıtır. BizimHesap'ta kullanıcı, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın yetkilendirdiği ve kendi seçtiği entegratörle çalışır. Paraşüt, e-Fatura hizmetini e-Mikro ile entegre olarak sunduğunu yazar; Logo İşbaşı'nın e-Fatura sayfası ise hizmeti hangi entegratörün verdiğini söylemez. Kullanıcı için ölçüt, hizmeti veren kuruluşun GİB'in e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve e-SMM için ayrı ayrı yayımladığı özel entegratör listelerinde yer almasıdır.

e-Defter faturadan ayrı bir konudur. Gelir İdaresi Başkanlığı'na göre e-Defter, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu gereğince tutulması zorunlu defterlerin elektronik dosya biçiminde hazırlanması, bastırılmadan kaydedilmesi ve değişmezliğinin, bütünlüğünün ve kaynağının doğruluğunun güvenceye alınmasıdır. Standardı XBRL'dir; dosya gerçek kişilerde güvenli elektronik imzayla, tüzel kişilerde mali mühürle imzalanır. e-Defter'in işletmeniz için zorunlu olup olmadığını mali müşavirinize sorun; kavram e-Defter nedir maddesinde anlatılır.

Ön muhasebe programlarında bakılacak özellikler

E-ticaret satıcısının ihtiyacı, yalnızca fatura kesen bir satıcının ihtiyacından geniştir; siparişler birden çok kanaldan gelir ve stok her satışta değişir. Program karşılaştırılırken şu ölçütlere bakılır:

• E-Belge Kapsamı: e-Fatura ve e-Arşiv'in yanında e-İrsaliye, e-SMM ya da e-Defter gerekip gerekmediği ve bunların aynı programda mı, ayrı bir hizmetle mi sunulduğu. Mikro Jump'ın sık sorulan sorularına göre e-Arşiv için e-Dönüşüm çözümlerinin ayrıca kiralanması gerekir.
• Entegratör Bilgisi: e-belgeyi düzenleyen kuruluşun GİB'in özel entegratör listesinde yer alması.
• Satış Kanalı Bağlantısı: kullandığınız altyapının ve pazaryerlerinin programın sayfasında adıyla yazılması. Yalnızca sayı veren sayfada bağlantının sizin kanalınızı kapsayıp kapsamadığını sağlayıcıya sorun.
• Stok ve Varyant: renk ve beden gibi varyantların, birden çok deponun ve kritik stok uyarısının izlenebilmesi.
• Kullanıcı ve Yetki: programı kaç kişinin kullanacağı ve her kullanıcının neyi görebileceği. Mikro Run standart olarak tek kullanıcılıdır ve en çok iki kullanıcıya yükseltilebilir.
• Çalışma Biçimi: programın web ya da bulut üzerinden mi, kurulduğu bilgisayarda mı çalıştığı.
• API: programın başka yazılımlara bağlanabilmesi için belgelenmiş bir API sunup sunmadığı. Özel bir bağlantı ya da ileride ERP'ye geçiş düşünülüyorsa bu ölçüt önem kazanır.
• Mali Müşavir Erişimi: kayıtların mali müşavire hangi yolla aktarıldığı ve mali müşavirinizin bu yolu kullanıp kullanmadığı.
• Veri Aktarımı: mevcut cari ve stok listelerinin programa toplu aktarılabilmesi ve kayıtların gerektiğinde dışarı alınabilmesi. Program değiştirildiğinde verinin taşınması bu özelliğe bağlıdır.

Programların e-belge ve entegratör bilgisi

Aşağıdaki dört tablodaki her hücre, programın kendi sayfasında yazanı aktarır; sayfada yer almayan bilgi "Sayfada Belirtilmiyor" diye geçer. Sayfalar değişebildiği için karar vermeden önce sağlayıcıdan güncel bilgiyi isteyin. Mikro iki ürünüyle, Luca ise ticari yazılımı Luca Net ile yer alır.

Program	E-Belge Türleri	Entegratör Bilgisi
Paraşüt	E-Fatura, E-Arşiv, E-İrsaliye, E-İhracat Faturası, E-SMM	E-Fatura Hizmeti e-Mikro ile Entegre Sunuluyor
BizimHesap	E-Fatura, E-Arşiv; E-İrsaliye Bilgisi Belirsiz	Kullanıcının Seçtiği GİB Yetkili Entegratör
Logo İşbaşı	E-Fatura, E-Arşiv, E-İrsaliye	Sayfada Belirtilmiyor
Mikro Run	E-Fatura, E-Arşiv, E-İrsaliye, E-Mutabakat, E-SMM	Mikro Yazılım Özel Entegratör Statüsünde
Mikro Jump	Bunlara Ek Olarak E-Defter, E-Bordro, E-Z Raporu	Mikro Yazılım Özel Entegratör Statüsünde
Luca Net	E-Fatura Gönderme ve Alma, E-Arşiv Gönderimi; E-İrsaliye Sayfada Belirtilmiyor	Sayfada Belirtilmiyor

Programların altyapı ve pazaryeri bağlantıları

Program	Adı Geçen Altyapılar	Adı Geçen Pazaryerleri
Paraşüt	Ticimax	Trendyol, Hepsiburada, n11, Çiçeksepeti, Pazarama
BizimHesap	Ad Yazılmıyor; 7 E-Ticaret Entegratörü İfadesi	Ad Yazılmıyor; 23 Pazaryeri İfadesi
Logo İşbaşı	ideasoft, Ticimax, Platinmarket, Shopify, WooCommerce, OpenCart, Wix	Trendyol, Hepsiburada, n11, Amazon, Akakçe, e-Pttavm, Çiçeksepeti
Mikro	Ayrı Mikro E-Ticaret Ürünüyle Shopify, WooCommerce, OpenCart	Trendyol, Hepsiburada, Çiçeksepeti ve Diğerleri
Luca	Sayfada Belirtilmiyor; Luca Koza'da StockMount ile Sanal Mağaza Entegrasyonu	Sayfada Belirtilmiyor

Tablo, programın sayfasında adı geçen bağlantıları gösterir; bağlantının nasıl çalıştığı ve hangi bilginin hangi yöne aktarıldığı sayfalarda aynı ayrıntıda yazmaz. Paraşüt'e göre yeni siparişler otomatik çekilir, programdaki stok güncellemeleri ve kesilen faturalar bağlı mağazalara yansır. Logo İşbaşı, pazaryerindeki ürün bilgisinin, stokun ve satışların programa otomatik aktarıldığını yazar. Mikro'da bağlantı, Mikro Run, Jump ve Fly verisini alan Mikro e-Ticaret adlı ayrı üründen kurulur. Kullandığınız altyapı listede yoksa bağlantının altyapının hazır entegrasyonuyla, programın kendi modülüyle ya da bir entegrasyon yazılımıyla kurulup kurulamayacağı ayrıca araştırılır.

Stok, kullanıcı ve çalışma biçimi

Program	Stok	Kullanıcı	Çalışma Biçimi
Paraşüt	Stok ve Depo Takibi Modülü	Kullanıcı Eklenebilir; Yetkilendirme Var	Web Tabanlı; iOS ve Android Uygulaması
BizimHesap	Varyant Bazında Stok, Çoklu Depo, Kritik Stok Uyarısı	Sınırsız Kullanıcı Daveti	Bulut Tabanlı; Mobil Uygulama
Logo İşbaşı	Çoklu Depo, Barkod, Otomatik Stok Güncelleme	Çoklu Kullanıcı ve Yetkilendirme	Web ve Mobil; Android ve iOS Uygulaması
Mikro Run	İki Birime Kadar Stok Takibi	Standart 1, En Çok 2 Kullanıcı	Yalnızca Masaüstü
Mikro Jump	Renk, Beden, Parti ve Seri Takibi	Çok Kullanıcılı; Sayıyı Sağlayıcıya Sorun	SQL Server Gerekir; Bulut Sürümü Ayrı Ürün
Luca Net	Barkodla Sayım, Seri Takibi	Sayfada Belirtilmiyor	Sayfada Belirtilmiyor

Kullanıcı sayısı küçük bir ayrıntı gibi görünse de e-ticarette belirleyicidir: siparişi hazırlayan, faturayı kesen ve stoku sayan kişiler çoğu zaman farklıdır. Mikro Jump'ın kullanıcı sınırı ürün sayfasında ve sık sorulan sorularda farklı rakamla yazıldığı için tabloya sayı yazılmadı.

API, mali müşavir aktarımı ve veri aktarımı

Program	API	Mali Müşavir Aktarımı	Excel ve Toplu Aktarım
Paraşüt	REST API, OAuth2 Kimlik Doğrulama	Atlas Aktarım; Mali Müşavirlere Özel Kanal	Toplu İçeri Aktarım; Dosya Biçimi Belirtilmiyor
BizimHesap	API Belgesi Bulunamadı	Bizim Muhasebeci ile Aktarım	Excel Şablonuyla Müşteri ve Ürün Yükleme
Logo İşbaşı	Geliştirici Bölümü Giriş İstiyor	Müşavir Portal Entegrasyonu	Excel'den Stok Aktarımı, Excel'e Hareket Dökümü
Mikro	Run'da Belirtilmiyor; Jump'ta API Altyapısı	Mikro Express Aktarım; Ayrı Mikro Müşavir Ürünü	Sayfada Belirtilmiyor
Luca	Net'te Belirtilmiyor; Koza'da Rest API Paketi	Ayrı Luca Mali Müşavir Ürünü; Net'te E-Defter Standardında Yevmiye Aktarımı	Excel'den Cari, Stok, Fatura, Yevmiye ve Ekstre Aktarımı

Mali müşavir tarafında da araç çeşitliliği vardır. Mikro Müşavir, mükelleflerden gelen belgeleri Mikro ürünlerinin yanında Paraşüt ve Bizmu faturalarından ve GİB portallarından da alabildiğini yazar. Bu yüzden programın adı kadar mali müşavirin kullandığı aktarım yolu da önemlidir; programı seçmeden önce mali müşavirinize hangi programlardan veri alabildiğini sorun.

Ücretsiz muhasebe programı ve GİB portalı

Ücretsiz muhasebe programı arayan satıcının önce bilmesi gereken, GİB portalının bir ön muhasebe programı olmadığıdır. Gelir İdaresi Başkanlığı'na göre e-Fatura portal yöntemiyle ücretsiz kullanılır; 509 Sıra No.lu Tebliğ'e göre e-Arşiv uygulamasına dahil olmayan mükellefler de e-Arşiv faturayı GİB portalı üzerinden düzenleyebilir. Portal fatura düzenlemeye yarar; stok, cari hesap ve sipariş kaydı tutmaz, mağazadan sipariş de çekmez.

Muhasebe programlarının sürüm, deneme ve paket koşulları sağlayıcıların kendi sayfalarında yazar ve değişebilir; bu yazı bu koşulları karşılaştırmaz. Programın hangi e-belge türlerini kapsadığına ve kontör gibi kullanım birimlerinin nasıl sayıldığına sağlayıcının sayfasından bakın: Paraşüt'e göre bir e-Fatura bir kontöre eşittir, Logo İşbaşı ise gelen ve giden her e-faturanın bir kontör sayıldığını yazar.

Program seçerken sık yapılan hatalar

• Program Sayfasındaki Eşiğe Güvenmek: geçiş eşiği bazı program sayfalarında eski rakamla durur; tarih ve eşik tebliğden okunur.
• Ayrı Ürünü Pakete Dahil Saymak: Mikro e-Ticaret, Mikro Jump Bulut ve Luca Mali Müşavir ayrı ürünlerdir. Bir özelliğin sayfada anılması, onun seçtiğiniz pakette olduğunu göstermez.
• Altyapı Adını Sormamak: sayfada adı geçmeyen bir altyapı ya da pazaryeri için bağlantının var olduğu varsayılmaz.
• Kullanıcı Sınırını Atlamak: tek ya da iki kullanıcılı bir paket, siparişi ve faturayı farklı kişilerin yönettiği bir mağazada yetmeyebilir.
• Mali Müşaviri Sona Bırakmak: mali müşavirin kullanmadığı bir aktarım yolu, kayıtların her ay yeniden düzenlenmesine yol açabilir.
• Veriyi Dışarı Alma Yolunu Sormamak: içeri aktarım çoğu sayfada anlatılır, dışarı aktarım her zaman anlatılmaz; program değişikliği bu yüzden zorlaşabilir.

Uzman desteği gerektiren durumlar

Program seçimi işletmenin ve mali müşavirinin kararıdır; seçilen programın mağazaya bağlanması ise ayrı bir teknik iştir. AdPix, muhasebe, ERP ve e-fatura entegrasyonu hizmetinde e-ticaret mağazasını kullanılan muhasebe programına ya da ERP'ye bağlar; sipariş, cari hesap, stok ve fiyat aktarımını kurar, siparişten e-fatura ve e-arşiv fatura düzenlenmesini sağlar ve bağlantıyı yayından önce deneme aktarımlarıyla sınar. Mağaza henüz açılmadıysa AdPix, e-ticaret kurulumu hizmetinde altyapıyı kurar ve entegrasyon ayarlarını kurulumla birlikte yapar. Satış sürerken mağazanın yönetimi, SEO'su ve reklamları için e-ticaret danışmanlığı hizmetine bakabilirsiniz.

Ön muhasebe programları için diğer rehberler

• Muhasebe, ERP ve e-fatura entegrasyonu
• E-ticaret muhasebe entegrasyonu
• E-ticaret için gerekli belgeler
• KEP, e-İmza ve e-Tebligat
• KDV hesaplama aracı
• e-Arşiv fatura nedir

Ön muhasebe programları hakkında sık sorulan sorular

Ön muhasebe programı e-Defter'in yerine geçer mi?

Hayır. e-Defter, yevmiye defteri ve büyük defter gibi yasal defterlerin Gelir İdaresi Başkanlığı'nın standardında elektronik dosya olarak tutulmasıdır ve mali mühür ya da güvenli elektronik imzayla imzalanır. Bazı programlar e-Defter'i de sunar; örneğin Mikro Jump'ta vardır, Mikro Run paketinde yoktur.

GİB portalı ön muhasebe programının yerini tutar mı?

Tutmaz. Gelir İdaresi Başkanlığı'nın portalı e-Fatura ve e-Arşiv fatura düzenlemek için ücretsiz bir yoldur, ama stok, cari hesap ve sipariş kaydı tutmaz. Günlük kayıtlarını düzenli tutmak ve mağazadan gelen siparişleri faturalamak isteyen satıcı bir ön muhasebe programı kullanır.

Programın mağazama bağlandığını nereden anlarım?

Programın sayfasında altyapınızın ve pazaryerlerinizin adıyla yazıp yazmadığına bakın. Logo İşbaşı ve Paraşüt bağlı oldukları platformları adıyla sayar, BizimHesap yalnızca sayı verir, Mikro'da bağlantı Mikro e-Ticaret adlı ayrı bir ürünle kurulur. Adı yazmayan bağlantıyı sağlayıcıya sorun.

Bulut tabanlı ve masaüstü ön muhasebe programı arasındaki fark nedir?

Bulut ya da web tabanlı program internet bağlantısı olan her yerden açılır; Paraşüt ve BizimHesap bu biçimde çalışır. Masaüstü program kurulduğu bilgisayarda çalışır: Mikro Run yalnızca masaüstünde çalışır, Mikro Jump için SQL Server 2016 ve üzeri gerekir ve bulut sürümü ayrı bir üründür.

Ön muhasebe programını seçerken mali müşavire ne sorulmalı?

Mali müşavirinizin hangi programlardan veri alabildiğini ve hangi aktarım yolunu kullandığını sorun. Paraşüt Atlas Aktarım, BizimHesap Bizim Muhasebeci, Logo İşbaşı Müşavir Portal Entegrasyonu, Mikro ise Mikro Express Aktarım yolunu sunar. e-Fatura ve e-Arşiv geçiş tarihinizi de birlikte belirleyin.