e-Arşiv Fatura İptali: 8 Gün Kuralı, Alıcı Onayı ve İtiraz

e-Arşiv fatura iptali, belgenin alıcıya iletildiği tarihten başlayan 8 günlük süre içinde yapılır. Talebi satıcı da alıcı da açabilir: GİB Portal'ı kullanan satıcı talebi portaldan, özel entegratör kullanan satıcı Başkanlığa gönderilen iptal raporuyla oluşturur. Karşı taraf talebi kabul ederse belge iki tarafta da geçersiz sayılır; reddederse belge GİB'in sanal Ba ve Bs kayıtlarında görünmeye devam eder. Süre geçtiyse ya da alıcı faturanın içeriğini kabul etmiyorsa iptal yerine itiraz ya da iade belgesi gibi başka yollar konuşulur.

Bu yazı iptal, itiraz ve iade belgesi arasındaki seçimi, talebin açıldığı yerleri, e-Fatura'daki farkı, iptalin kayıtlara etkisini ve satıcıların sık yaptığı hataları anlatır.

Konu	Kural
İptal Süresi	Belgenin alıcıya iletildiği tarihten itibaren 8 gün
Talebi Açan	Satıcı ya da alıcı
GİB Portal Kullanıcısı	Talep portaldan oluşturulur
Özel Entegratör Kullanıcısı	Talep Başkanlığa gönderilen iptal raporuyla gider
e-Fatura	Ticari senaryoda Ret Uygulama Yanıtı, öteki senaryolarda e-Fatura İptal/İtiraz Portalı
İtiraz	Türk Ticaret Kanunu'ndaki yollarla yapılır, ardından GİB'in sistemine bildirilir
Kabul Edilen İptal	Belge sanal Ba ve Bs kayıtlarında yer almaz

e-Arşiv fatura iptalinde 8 günlük süre

GİB'in e-Arşiv iptal ve itiraz kılavuzu süreyi açık bir cümleyle tanımlar: 8 günlük sürenin tespiti e-belgenin alıcıya iletilme tarihinden itibaren başlar ve iptal işlemi her durumda bu süre içinde yapılmalıdır. GİB'in 11 Haziran 2021 tarihli duyurusu, başlangıç için belgenin alıcıya iletildiği ya da Başkanlığa raporlandığı tarihi anar. Takvimde esas alınacak gün bu yüzden belgenin alıcıya ulaştığı gündür; iletim tarihini kendi kayıtlarınızda görünür tutun.

Aynı süre e-Fatura için de geçerlidir: GİB'in e-Fatura iptal kılavuzu 8 günü yine faturanın alıcıya iletildiği tarihten başlatır. GİB'in iptal kılavuzlarında ve duyurusunda iptal için yazan süre 8 gündür; bu metinlerde 7 günlük bir iptal süresi geçmez.

Usulün dayanağı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği'dir (Sıra No: 509). 526 Sıra No.lu Tebliğ ile eklenen bölüme göre e-belge iptalleri ile Türk Ticaret Kanunu'nun 18. maddesindeki yollarla yapılan ihbar ve ihtarlar, 1 Mayıs 2021'den beri GİB'in kılavuzunda belirtilen usul ve sürelerle Başkanlığın bilgi işlem sistemine bildirilmek zorundadır. Tebliğ 8 günü kendisi yazmaz; süre ve usul kılavuzlardadır ve iki kılavuzun son sürümleri Ocak 2025 tarihlidir.

İptal, itiraz ve iade belgesi arasında seçim

GİB iptali, tarafların faturanın hatalı düzenlendiği konusunda tam bir mutabakat içinde olduğu durum için tanımlar: belge hem düzenleyende hem alıcıda geçersiz kılınır, gerekiyorsa yerine yeni ve hatasız bir belge düzenlenir. İtiraz ise ayrı bir iradedir; belgenin içeriğinin muhatabı tarafından kabul edilmediğini bildirir. Hangi yolun izleneceği, hatayı iki tarafın da kabul edip etmediğine, sürenin dolup dolmadığına ve satışın iadeyle sonuçlanıp sonuçlanmadığına göre belirlenir.

Durum	İlk Bakılacak Yol
Hata İki Tarafça Kabul Ediliyor	İptal talebi; kabulden sonra gerekiyorsa yeni ve hatasız belge
Alıcı Faturanın İçeriğini Kabul Etmiyor	Türk Ticaret Kanunu'ndaki yollarla itiraz, ardından GİB'in sistemine bildirim
İnternetten Satılan Mal Geri Geliyor	e-Arşiv faturanın iade bölümü; doldurulup imzalanan bölüm gider pusulası yerine geçer
8 Gün Doldu	Kılavuz iptali 8 gün içinde ister; sonrasında izlenecek yol mali müşavirle belirlenir

İnternetten satılan malın iadesinde Tebliğ'in tanıdığı iade bölümü e-ticaret muhasebe entegrasyonu yazısında anlatılır; alıcısı e-Fatura kayıtlı kullanıcısı olan internet satışında bu bölüm faturada yer almaz. Gider pusulası ve iade faturası kavramları sözlükte ayrıca tanımlanır.

GİB'in e-Arşiv iptal ve itiraz kılavuzu iade faturasından söz etmez ve süresi geçmiş bir faturanın hangi belgeyle düzeltileceğini tarif etmez. Bu kararı faturanın türüne, alıcının durumuna ve satışın kanalına göre mali müşavirinizle verin.

e-Arşiv fatura iptal talebinin açıldığı yerler

Talebin açıldığı yer, faturayı hangi yöntemle düzenlediğinize bağlıdır. GİB Portal yöntemini kullanan kayıtlı kullanıcı portala mali mühür ya da elektronik imzayla girer; Dijital Vergi Dairesi kullanıcısı ise kullanıcı kodu ve şifresiyle e-Arşiv Portalı'nı kullanır. Satıcı talebi düzenlediği belgeler arasından, alıcı kendi adına düzenlenen belgeler arasından açar ve talepte iptalin gerekçesi yazılır.

Özel entegratör ya da doğrudan entegrasyon kullanan satıcı için yol farklıdır: iptal talebi Başkanlığa gönderilen iptal raporuyla iletilir ve satıcının portalda ayrıca bir işlem yapması gerekmez. GİB'in e-Arşiv teknik kılavuzunda bu rapor, iptal edilen faturanın numarasını ve iptal tarihini taşır. Alıcı ise talebi yine GİB Portal'dan kabul ya da reddedebilir.

Entegratörünüzün iptal raporunu hangi ekrandan gönderdiğini ve talebin sonucunu size nasıl gösterdiğini sözleşmeden ya da destek kayıtlarından öğrenin; programların entegratör bilgisi ön muhasebe programları yazısında karşılaştırılır. GİB Portal kullanıcısı talebin sonucunu portaldaki iptal ve itiraz durumu bilgisinden izler.

Alıcının onayı ve kılavuzdaki farklı ifade

Karşı tarafın onayı konusunda GİB'in iki metni farklı cümle kurar. 11 Haziran 2021 tarihli duyuru, e-Arşiv faturada iptalin gerçekleşmesi için hem düzenleyenin hem alıcının elektronik ortamda onay vermesi gerektiğini yazar. Ocak 2025 tarihli kılavuz ise talebe onay verilebileceğini, ancak karşı tarafın onaylama zorunluluğunun bulunmadığını söyler.

Kılavuz sonucu yanıta bağlar: alıcı talebi kabul ederse belge alıcının sanal Ba ve satıcının sanal Bs kaydında yer almaz; reddederse ikisinde de yer alır. Kılavuz iptal talebinde kabul ve ret sonuçlarını anlatır, yanıtsız kalan talebin sonucunu ayrıca tarif etmez. Bu yüzden talebi alıcıya ayrıca haber verin, yanıtı izleyin ve yanıtsız kalan talepte belgenin durumunu mali müşavirinizle değerlendirin.

Kılavuzun anlattığı kabul ve ret düzeni, vergi kimlik numarası ya da T.C. kimlik numarası belgede yazan ve vergi mükellefiyeti bulunan alıcılar içindir. Alıcınız bu tanıma girmiyorsa izlenecek yolu mali müşavirinizle belirleyin.

e-Fatura iptal portalı ve Ret Uygulama Yanıtı

e-Fatura'da yol, faturanın senaryosuna göre ayrılır. Ticari fatura senaryosunda iptal, faturanın alıcıya iletildiği tarihten itibaren 8 gün içinde e-Fatura sistemi içinden gönderilen Ret Uygulama Yanıtı ile yapılır. Temel fatura gibi öteki senaryolarda talep e-Fatura İptal/İtiraz Portalı'ndan açılır; portal mali mühür ya da elektronik imzayla kullanılır, taraflardan biri talebi oluşturur, öteki kendisine gelen talebi onaylar ya da reddeder.

Kılavuz süre konusunda kesindir: 8 günü aşan sürelerde sistem talep oluşturulmasına da talebin onaylanmasına da izin vermez. İptal talebi reddedilirse ya da satıcı 8 günlük süre içinde onay vermezse fatura iptal edilmez; hem alıcının sanal Ba hem satıcının sanal Bs kaydında yer almaya devam eder. Size gelen bir iptal talebini bu yüzden süre dolmadan yanıtlayın.

Alıcının itirazı ve ihtilaflı belge

Türk Ticaret Kanunu'nun 21. maddesi kuralı şöyle koyar: "Bir fatura alan kişi aldığı tarihten itibaren sekiz gün içinde, faturanın içeriği hakkında bir itirazda bulunmamışsa bu içeriği kabul etmiş sayılır." GİB'in duyurusu e-belgelerde bu kuralın değişmediğini hatırlatır. İtirazın yolları Kanun'un 18. maddesinin üçüncü fıkrasında sayılır: noter, taahhütlü mektup, telgraf ve güvenli elektronik imza kullanılarak gönderilen kayıtlı elektronik posta (KEP).

e-Arşiv faturaya 8 gün içinde yalnızca bu harici yollarla itiraz edilir. e-Fatura'da ticari senaryoda sistem içindeki Ret Uygulama Yanıtı da bir itiraz yoludur; temel ve öteki senaryolarda yine yalnızca harici yollar kullanılır. İki belgede de harici itiraz ardından GİB'in sistemine bildirilir; bildirimde itiraz belgesinin numarası, tarihi ve kullanılan yöntem yazılır.

Bildirilen itirazı karşı taraf kabul ederse belge iptale benzer bir duruma gelir. Reddeder ya da onaylamazsa belge taraflar bakımından ihtilaflı sayılır: itiraz eden taraf için işleme alınmayan, itirazı reddeden taraf için işleme alınan ihtilaflı belge olarak izlenir. İhtilaflı belgenin kendi kayıtlarınızdaki yerini mali müşavirinizle konuşun.

İptal ve itirazın sanal Ba ve Bs kaydına etkisi

Kılavuzlarda geçen sanal Ba ve Bs, GİB'in e-belgeleri izlemek için kendi tuttuğu formdur ve mükelleflerin verdiği Ba-Bs formuyla ilgisi yoktur; Ba-Bs formunun bugünkü durumu sözlükteki maddede anlatılır. Kılavuz, e-Arşiv faturada sistemden yapılan iptal ve itirazın sistem bilgileri ile beyan, bildirim ve formlardaki bilgilerin uyumu için gerekli olduğunu yazar.

Durum	Sanal Ba ve Bs Kaydı
İptal Talebi Kabul Edildi	Belge alıcının Ba ve satıcının Bs kaydında yer almaz
İptal Talebi Reddedildi	Belge iki kayıtta da yer alır
e-Fatura'da 8 Günde Onay Yok	Fatura iptal edilmez, iki kayıtta da yer alır
İtiraz Süresinde Kabul Edildi	Belge iki kayıttan da düşer
İtiraz Süresinde Kabul Edilmedi	Belge itiraz edenin kaydında yer almaz, onaylamayan tarafın kaydında kalır

İtirazın kabulü için ayrı bir süre vardır: karşı tarafın kabulü belgenin ait olduğu ayı izleyen ayın 15. günü sonuna kadar yapılırsa belge iki tarafın kaydından da düşer. Bu süre kılavuzların Ocak 2025 sürümünde değiştirilen bölümdedir; kayıtlarınızı daha eski bir anlatıma göre kurduysanız güncel kılavuza göre kontrol edin.

Satıcıların e-Arşiv fatura iptalinde sık yaptığı hatalar

Kılavuzların kurallarından çıkan sonuçla, satıcıların iptalde en çok zorlandığı noktalar şunlardır:

• Süreyi Düzenleme Gününden Saymak: 8 gün belgenin alıcıya iletildiği tarihten başlar; iletim tarihini kaydetmeyen satıcı son günü yanlış hesaplayabilir.
• Süreyi Kaçırmak: Kılavuz iptali her durumda 8 gün içinde ister; e-Fatura'da süre dolunca sistem talep açılmasına izin vermez.
• Entegratör Kullanırken Portalda İşlem Aramak: Özel entegratör kullanan satıcının talebi iptal raporuyla gider; portalda ayrıca işlem gerekmez.
• Yanıtı İzlememek: Reddedilen talepte belge sanal Ba ve Bs kaydında kalır; sonucu görmeden fatura iptal edilmiş gibi kayıt yapılırsa kayıtlar sistemle çelişebilir.
• İptal ile İtirazı Karıştırmak: İptal iki tarafın uzlaştığı hata içindir; içeriği kabul etmeyen taraf e-Arşiv faturada önce harici yollarla itiraz eder, sonra bunu sisteme bildirir.
• Sonucu Beklemeden Yeni Fatura Düzenlemek: GİB'in tanımında yeni ve hatasız belge, hatalı belgenin yerine düzenlenir; reddedilen bir talebin ardından kesilmiş yeni fatura aynı satış için iki geçerli belge bırakabilir.
• İadeyi İptal Talebiyle Çözmeye Çalışmak: İnternetten satılan malın iadesinde e-Arşiv faturanın iade bölümü ayrı bir yoldur; Tebliğ bu yolu iptal usulünden ayrı düzenler.

Aynı satış için iki belge oluşması yalnızca iptalde görülmez; pazaryeri siparişinin iki ayrı bağlantıdan faturaya dönüşmesi de benzer bir çift kayıt riski taşır. ideasoft'taki örneği ideasoft pazaryeri siparişlerinde çift fatura riski maddesinde anlatılır.

Bu yazı genel bilgilendirme içindir, hukuki görüş yerine geçmez.

Uzman desteği gerektiren durumlar

Fatura mağazadan özel entegratör üzerinden kendiliğinden oluşuyorsa, birden çok satış kanalından fatura düzenleniyorsa ya da iptal ve iade sık yaşanıyorsa, iptalin kayıtlara yansımasını elle izlemek zorlaşır. AdPix, muhasebe, ERP ve e-fatura entegrasyonu hizmetinde mağazayı muhasebe programına ya da ERP'ye bağlarken iptal edilen ve iade gelen siparişlerin programa nasıl yansıyacağını kurala bağlar ve yayından önce iptal edilmiş bir deneme siparişinin programa kurala uygun yansıdığını sınar. Faturanın iptal mi, itiraz mı yoksa iade belgesiyle mi düzeltileceği kararı ise işletmenin ve mali müşavirinin sorumluluğundadır.

e-Arşiv fatura iptali için diğer rehberler

• Muhasebe, ERP ve e-fatura entegrasyonu
• E-ticaret muhasebe entegrasyonu
• Ön muhasebe programları
• E-arşiv fatura nedir
• Gider pusulası nedir
• ideasoft pazaryeri siparişlerinde çift fatura riski

e-Arşiv fatura iptali hakkında sık sorulan sorular

e-Arşiv fatura iptal süresi hangi günden itibaren sayılır?

GİB'in e-Arşiv iptal ve itiraz kılavuzuna göre 8 günlük süre, faturanın alıcıya iletildiği tarihten itibaren başlar ve iptal her durumda bu süre içinde yapılmalıdır. GİB'in 2021 tarihli duyurusu başlangıç için belgenin Başkanlığa raporlandığı tarihi de anar; iletim tarihini kayıtlarınızda saklayın.

Alıcı iptal talebini reddederse e-Arşiv fatura ne olur?

Kılavuza göre reddedilen talepte belge hem alıcının sanal Ba hem satıcının sanal Bs kaydında yer almaya devam eder; iptal gerçekleşmemiş olur. Hatanın nasıl giderileceğini, gerekiyorsa itiraz ya da başka bir belge yolunu mali müşavirinizle belirleyin.

Özel entegratör kullanan satıcı iptal talebini nasıl iletir?

Talep, Başkanlığa gönderilen iptal raporuyla iletilir ve satıcının GİB Portal'da ayrıca işlem yapması gerekmez. GİB'in teknik kılavuzuna göre bu rapor iptal edilen faturanın numarasını ve iptal tarihini taşır. Alıcı talebi yine GİB Portal'dan kabul ya da reddedebilir.

Faturanın içeriğini kabul etmeyen alıcı hangi yollarla itiraz eder?

Türk Ticaret Kanunu'na göre itiraz, faturanın alındığı tarihten itibaren sekiz gün içinde noter, taahhütlü mektup, telgraf ya da güvenli elektronik imzalı KEP ile yapılır. e-Arşiv faturada itiraz yalnızca bu harici yollarla yapılabilir ve ardından GİB'in sistemine ayrıca bildirilir.

e-Fatura iptal talebine 8 gün içinde onay verilmezse ne olur?

GİB'in e-Fatura iptal kılavuzuna göre talep reddedilirse ya da satıcı 8 günlük süre içinde onay vermezse fatura iptal edilmez ve alıcının sanal Ba ile satıcının sanal Bs kaydında yer alır. Süre dolduktan sonra sistem talebin onaylanmasına izin vermez.